ثبت دقیق مصوبات
هر تصمیم همراه با شرح مصوبه، مسئول اجرا و مهلت انجام ثبت می‌شود تا برداشت‌های متفاوت از نتیجه جلسه به حداقل برسد.
مدیریت جلسات سازمانی، ثبت صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات را در یک سامانه یکپارچه انجام دهید
نرم افزار مدیریت جلسات راتوس، برگزاری جلسات سازمانی را ساده، منظم و قابل پیگیری می‌کند. با زمان‌بندی هوشمند، زمان‌های آزاد شرکت‌کنندگان و مکان‌های در دسترس به‌صورت خودکار تطبیق داده می‌شود و مدیریت تداخل‌ها از برگزاری جلسات هم‌زمان در یک زمان یا مکان جلوگیری می‌کند.
رابط کاربری ساده‌اش برای همه قابل استفاده است و گزارش‌گیری پیشرفته به مدیران کمک می‌کند جلسات برگزارشده، مصوبات و اجرای وظایف را همیشه زیر نظر داشته باشند.
در یک دموی اختصاصی، سناریوی واقعی سازمان شما را بررسی می‌کنیم و امکانات مرتبط با جلسات، مصوبات و گزارش‌ها را نمایش می‌دهیم.
سامانه مدیریت جلسات راتوس با ارائه راه‌حل‌های جامع، ارزش افزوده‌ای بی‌نظیر برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند. یکی از مزایای اصلی این سامانه، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های سازمانی است. پیش از استفاده از این نرم افزار، سازمان‌ها زمان زیادی را صرف هماهنگی‌های دستی، اطلاع‌رسانی و پیگیری مصوبات می‌کردند. اما پس از استقرار نرم افزار، این فرآیندها کاملاً مکانیزه شده و زمان اجرای آن‌ها به‌طور چشمگیری کاهش یافته است.
همچنین، شفافیت بیشتر در فرآیندها یکی دیگر از مزایای این نرم افزار است. ثبت تمامی مصوبات و وظایف مرتبط با هر جلسه، اطمینان از پیگیری دقیق آن‌ها را فراهم می‌کند. این شفافیت باعث افزایش اعتماد بین اعضای تیم و مدیران شده و بهره‌وری کلی سازمان را افزایش می‌دهد.
سامانه مدیریت جلسات راتوس با یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی، از جمله سامانه مدیریت وظایف، امکان پیگیری خودکار وظایف تعیین‌شده در جلسات را فراهم می‌کند. این یکپارچگی، هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان را بهبود می‌بخشد.
یکی از امکانات کلیدی نرم افزار، ارسال یادآورها و دعوت‌نامه‌های خودکار از طریق ایمیل و پیامک است. این قابلیت نه تنها زمان اطلاع‌رسانی را کاهش می‌دهد، بلکه اطمینان از اطلاع همه شرکت‌کنندگان از زمان و مکان جلسه را فراهم می‌کند.
همچنین، امکان ثبت و آرشیو جلسات، نرم افزار را به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت تاریخچه جلسات تبدیل کرده است. تمامی اطلاعات، از جمله دستورجلسه، شرکت‌کنندگان، مصوبات و مستندات مرتبط، به صورت خودکار ذخیره شده و در هر زمان قابل دسترسی هستند.
نرم افزار مدیریت جلسات راتوس با قابلیت مدیریت شرکت‌کنندگان نیز به کاربران امکان می‌دهد تا حضور و غیاب افراد را ثبت کرده و نظرات آن‌ها را در سامانه ثبت کنند. این قابلیت به مدیران کمک می‌کند تا بهره‌وری جلسات را تحلیل کرده و تصمیمات بهتری بگیرند.
|
موضوع
|
پیش از استقرار
|
پس از استقرار
|
|---|---|---|
|
اطلاع‌رسانی
|
از طریق ایمیل‌های پراکنده و تماس‌های تلفنی
|
ارسال خودکار دعوت‌نامه و یادآوری‌ها
|
|
زمان برنامه‌ریزی جلسات
|
چند ساعت به دلیل هماهنگی دستی
|
چند دقیقه با استفاده از سیستم هوشمند
|
|
مدیریت مصوبات
|
ثبت دستی و احتمال فراموشی یا از دست رفتن
|
ثبت خودکار مصوبات و پیگیری وضعیت آن‌ها
|
|
امنیت اطلاعات جلسات
|
اطلاعات کاغذی و غیرقابل کنترل
|
رمزنگاری و سطوح دسترسی تعریف‌شده
|
|
گزارش‌گیری
|
دشوار و زمان‌بر
|
گزارش‌گیری پیشرفته و آنی
|
بی شک شما امکانات بسیاری را در نرم افزار مدیریت جلسات راتوس دریافت خواهید کرد که در لیست ذیل به برخی از مهم‌ترین امکاناتی که در این پرتال مدیریت جلسات به شما ارائه می شود، اشاره شده است.
ثبت جلسه در فرمت های متنوع جلسه داخلی، جلسه خارجی، قرار ملاقات، دیدار، جلسه الکترونیکی، جلسه فوری و…
ثبت اطلاعات جلسه مانند عنوان، زمان شروع و پایان، مکان برگزاری، رئیس جلسه، دبیر جلسه، شرکت کنندگان داخلی، شرکت کنندگان خارجی، دستور جلسه، گروه جلسه، یادآوری، پذیرایی و ….
تشخیص تداخل زمانی محل برگزاری جلسه
تشخیص تداخل زمانی شرکت کنندگان جلسه
نمایش تقویم جلسات بصورت ماهیانه، هفتگی و روزانه
فیلتر نمایش جلسات بر اساس انواع جلسه (داخلی، خارجی، الکترونیکی و ..)
بررسی تقویم مکان های جلسات جهت تعیین بازه های زمانی قابل رزرو یک مکان خاص
گرفتن تاییدیه مسئول اتاق جلسه در صورت لزوم جهت رزرو
اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به مسئول اتاق جلسه مربوطه در صورت انتخاب مکان جلسه تحت مدیریت او
اطلاع رسانی به صورت ایمیلی و پیامکی به مدعوین جلسه
مشخص کردن رئیس جلسه، دبیر جلسه، شرکت کنندگان داخلی جلسه و همچنین شرکت کنندگان خارجی جلسه
ثبت اطلاعات افراد شرکت کننده خارجی جلسه و دعوت آن ها به جلسه هنگام ثبت جلسه
انتخاب حاضرین در جلسه به صورت گروهی برای جلسات پرتکرار
مشاهده جلسات در دو حالت نمایش جدولی یا تقویمی
امکان تعریف سهمیه هفتگی یا ماهیانه برای اتاقهای جلسات جهت استفاده هر واحد به طور مثلا واحد IT بتواند تا ۵ ساعت در هفته از سالن کنفرانس اصلی استفاده نماید.
تخصیص جلسه به دسته بندی های پیش تعریف شده مانند: جلسات هیئت مدیره، جلسات فروش و … به همراه ویژگی گزارش‌گیری بر اساس همان دسته بندی
ثبت زمان ارسال پیامک و ایمیل یادآوری جلسه پیش از زمان تعیین شده شروع جلسه
ویرایش متن ایمیل ها و پیامک های ثبت، لغو، ویرایش جلسه توسط راهبر سیستم
اطلاع‌رسانی به صورت مجزا به مسئول دفتر مدیر عامل در صورت دعوت وی به جلسه توسط فرد یا واحدهای دیگر
امکان مشاهده تقویم جلسات مدیران توسط مسئولین دفتر ایشان
امکان لغو جلسه به همراه ارسال اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی
استعلام پیامکی جلسات بدون نیاز به دسترسی داشتن به سامانه مثلا جلسات امروز من، جلسات فردای من
یا جلسات یک تاریخ مشخص من
اطلاع رسانی پیامکی و ایمیلی در صورت ویرایش مکان، زمان و یا افراد جلسه
اطلاع رسانی جلسه به واحدهای پشتیبانی مرتبط مانند تدارکات و یا فناوری اطلاعات جهت فراهم کردن مقدمات و پیش نیازهای برگزاری جلسه
امکان اطلاع رسانی از طریق کارتابل کاربر
جلوگیری از ثبت جلسه برای ثبت عدم حضور افراد در سازمان
امکان همگام سازی جلسات با تقویم Outlook و Exchange
امکان تعیین سطوح مختلف دسترسی
فرآیند برنامه‌ریزی جلسه، ثبت تصمیم‌ها، تعیین مسئول و پیگیری اقدامات را در محیط واقعی سامانه مشاهده کنید.
جلسات همیشه بخشی جدایی‌ناپذیر از زندگی کاری بوده‌اند. اما آیا تاکنون به این فکر کرده‌اید که چرا برخی جلسات نتیجه‌بخش و برخی دیگر تنها هدررفت زمان هستند؟ در دنیای امروز، بهره‌وری و مدیریت زمان اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده و شرکت‌ها به دنبال ابزارهایی هستند که بتوانند این مشکلات را برطرف کنند. نرم افزار مدیریت جلسات یکی از این ابزارهاست که با هدف کاهش چالش‌ها و افزایش بهره‌وری سازمانی طراحی شده است.
برگزاری جلسات بدون ابزار مناسب، اغلب مشکلات زیادی به همراه دارد:
نرم افزار مدیریت جلسات یک ابزار دیجیتال است که با هدف بهبود فرآیند برگزاری و پیگیری جلسات طراحی شده است. این ابزار امکاناتی مانند:
چرا سازمان‌ها به نرم افزار مدیریت جلسات نیاز دارند؟
در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌ها نیاز دارند که هر دقیقه از زمان خود را به‌درستی مدیریت کنند. مشکلاتی مانند تأخیر در تصمیم‌گیری‌ها، نبود مستندسازی و فراموشی مصوبات می‌تواند به سازمان‌ها آسیب برساند. نرم افزار مدیریت جلسات این مشکلات را از بین برده و بستری برای هماهنگی بهتر فراهم می‌کند.
داستان موفقیت: افزایش بهره‌وری یک شرکت با نرم افزار مدیریت جلسات
یکی از شرکت‌های پیشرو در صنعت فناوری، با مشکلات زیادی در مدیریت جلسات روبه‌رو بود. زمان زیادی برای هماهنگی صرف می‌شد و اغلب مصوبات فراموش می‌شدند. با انتخاب یک نرم افزار مدیریت جلسات حرفه‌ای، این مشکلات به‌طور کامل برطرف شد:
به شما کمک می‌کند تا جلسات خود را به‌طور کامل مدیریت کنید.
برای دریافت دموی متناسب با نیاز سازمان و گفت‌وگو با کارشناسان راتوس، درخواست خود را ثبت کنید.
ارزش یک جلسه زمانی مشخص می‌شود که تصمیم‌های آن به اقدام‌های روشن و قابل پیگیری تبدیل شوند. سامانه مدیریت جلسات راتوس کمک می‌کند مصوبات، مسئول هر اقدام و زمان انجام آن‌ها در یک مسیر منظم ثبت و دنبال شوند؛ بنابراین نتیجه جلسه فقط در صورت‌جلسه باقی نمی‌ماند.
هر تصمیم همراه با شرح مصوبه، مسئول اجرا و مهلت انجام ثبت می‌شود تا برداشت‌های متفاوت از نتیجه جلسه به حداقل برسد.
اقدامات جلسه به وظایف مشخص تبدیل می‌شوند و ارتباط آن‌ها با جلسه و مصوبه اصلی حفظ می‌شود.
مسئولان از اقدامات و زمان‌بندی خود مطلع می‌شوند و وضعیت پیشرفت هر مصوبه تا زمان تکمیل قابل پیگیری باقی می‌ماند.
مدیران می‌توانند مصوبات انجام‌شده، در حال انجام یا عقب‌افتاده را بررسی کنند و موانع اجرا را سریع‌تر تشخیص دهند.
پاسخ کوتاه و شفاف به پرسش‌های رایج درباره امکانات سامانه مدیریت جلسات راتوس
نرم افزار مدیریت جلسات یک راهکار سازمانی برای برنامه‌ریزی، هماهنگی، ثبت اطلاعات و پیگیری نتایج جلسات است. این سامانه کمک می‌کند فرآیندهای قبل، حین و بعد از جلسه به‌صورت منظم و قابل پیگیری انجام شوند.
سامانه راتوس فرآیندهای پیش از جلسه مانند تعیین زمان و مکان، انتخاب شرکت‌کنندگان و ثبت دستور جلسه، فرآیندهای حین جلسه مانند حضور و غیاب و ثبت مصوبات، و اقدامات پس از جلسه مانند آرشیو اطلاعات، پیگیری وظایف و گزارش‌گیری را پوشش می‌دهد.
بله. مصوبات و وظایف مرتبط با هر جلسه در سامانه ثبت می‌شوند و وضعیت اجرای آن‌ها قابل پیگیری است. این قابلیت به مدیران کمک می‌کند مسئولیت‌ها و اقدامات پس از جلسه شفاف باقی بمانند.
بله. سامانه امکان اطلاع‌رسانی و ارسال دعوت‌نامه و یادآوری از طریق ایمیل و پیامک را فراهم می‌کند تا شرکت‌کنندگان از زمان، مکان و جزئیات جلسه مطلع شوند.
هنگام برنامه‌ریزی، تداخل زمانی شرکت‌کنندگان و محل برگزاری جلسه بررسی می‌شود. این قابلیت به انتخاب زمان و مکان مناسب و جلوگیری از رزروهای هم‌زمان کمک می‌کند.
مدیران می‌توانند گزارش‌هایی از جلسات برگزارشده، مصوبات، وضعیت وظایف، حضور شرکت‌کنندگان و روند اجرای اقدامات تهیه کنند و اطلاعات موردنیاز را سریع‌تر بررسی کنند.
بله. یکپارچگی با سامانه مدیریت وظایف امکان انتقال و پیگیری وظایف تعیین‌شده در جلسات را فراهم می‌کند و هماهنگی میان مصوبات جلسه و اجرای اقدامات را بهبود می‌دهد.
با تعریف سطوح دسترسی، دسترسی کاربران به اطلاعات، مستندات و مصوبات جلسات بر اساس نقش و مجوز آن‌ها کنترل می‌شود تا اطلاعات فقط در اختیار افراد مجاز قرار گیرد.
دموی نرم افزار مدیریت جلسات
لطفا فرم زیر را تکمیل کنید.
28428700 - 021
آشنایی با برخی از همراهان ما
راتوس، پلتفرم همکاری تیمی برای مدیریت اسناد، جلسات، وظایف، پروژه و پرتال سازمانی.
کلیه حقوق مادی و معنوی این وب سایت متعلق است به: راتوس
