نرم افزار مدیریت پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه (EPM)
در جهان پيچيده و پرتلاطم امروز فرايند تصميمگيري مديران مهمترين و تاثيرگذارترين ابزار براي بهبود و ارتقاء عملكرد يك سازمان به شمار ميآيد و در اين فرايند اطلاعات اصليترين نقش را ايفا ميکند. اکنون ديگر توانايي مديران را با قدرت پيشبيني تغييرات محيط نميتوان سنجيد، بلكه اين قابليت ايجاد تغيير و ساختن محيط است كه يك مدير را تبديل به يك اعجازگر ميكند، و اين ميسر نيست مگر به كمك راهكاري كه بتواند اطلاعات لازم و مناسب را از بخشهاي مختلف سازمان در كوتاهترين زمان به صورت قالبهاي موثر در دسترس افراد مناسب قرار داده و در عين حال تصميمها و سياستهاي اتخاذ شده از سوي ردههاي بالاي سازمان را به سرعت در سطوح اجرايي سازمان جاري سازد. اين راهكار بايد آن قدر جامعيت داشته باشد كه بتواند بخشهاي مختلف كسبوكار را پوشش دهد و با ايجاد يك فضاي همكاري مشترك، فاصله زماني بين تصميمگيري تا سطح توليد اطلاعات را كاهش دهد. به طور كلي مديران سازمانها و شركتهاي بزرگ در اداره كارها و انجام پروژهها با سوالهاي متنوع و گستردهاي مواجهاند، برخي از اين سوالها عبارتند از:
- پروژههاي بخشهاي مختلف سازمان در چه وضعيتي قرار دارند؟
- پروژههاي مديران پروژه به تفكيك در چه وضعيتي قرار دارند؟
- پروژههاي سازمان در شهرهاي مختلف در چه وضعيتي قرار دارند؟
- هزينههاي صرفشده در پروژههاي مختلف چه ميزان است؟
- ساعت كاري صرفشده جهت انجام پروژههاي مختلف سازمان چه ميزان است؟
- درصد پيشرفت برنامهريزي شده و واقعي پروژهها چه ميزان است؟
- تاخير انجام پروژههاي مختلف چگونه است؟
- آيا ميتوان پروژههاي سازمان را در يكجا و در كنار يكديگر مشاهده كرد؟
- ميزان استفاده از منابع سازمان در پروژههاي مختلف چه ميزان است؟
- ظرفيت كاري منابع سازمان جهت استفاده در پروژههاي جاري چگونه است؟
- آيا هر فرد ميتواند فعاليتهايي كه لازم است در پروژههاي مختلف انجام دهد را مشاهده كند؟
- آيا ميتوان وقايع و ريسكهاي پروژه را ثبت كرد و در مواقع لزوم به آن مراجعه كرد؟
- آيا محلي براي ثبت و نگهداري مستندات پروژه وجود دارد؟
- آيا ميتوان دستيابي به اطلاعات و به روزساني فعاليتهاي پروژه را مكانيزه كرد؟
- آيا راهكاري براي افزايش فرهنگ كار گروهي در سازمان وجود دارد؟
اما پاسخگويي به اين سوالها با به كارگيري روشهاي سنتي شايد هرگز مسير نباشد. به همين دليل استفاده از سيستمهاي به روز جهان براي مديريت بهتر پروژهها و آگاهي كامل از روند پيشرفت آنها از اساسيترين نيازهاي سازمانها و شركتهاي بزرگ است. شركتهاي بزرگ همزمان پروژههاي فراوان و متنوعي را هدايت ميكنند و كاركنان زيادي را كه هر يك عهدهدار مسئوليتهاي متعدد هستند را اداره ميكنند، بنابراين بهرهگيري از سيستم جامعي براي مديريت پروژههايشان اجتنابناپذير است. با استقرار چنين سيستمهاي اطلاعاتي مديريت پروژه گامي بلند در جهت مديريت جامع پروژهها برداشته ميشود و امكان برنامهريزي براي اعضاي تيم كاري پروژهها در زمان مقرر فراهم ميآيد.
يكي از اين سيستمها سيستم اطلاعاتي مديريت پروژه شركت مايكروسافت است. اين سيستم شامل ابزارها و راهكارهايي است كه براي جمعآوري، ادغام و انتشار نتايج فرآيندهاي مديريت پروژه بين اعضا تيم و مدير پروژه مورد استفاده قرار ميگيرد و ميتواند به سوالات بالا با استفاده از راهكار مديريت پروژه سازماني (EPM) پاسخ دهد. مديريت پروژه سازماني، اطلاعات جامعي از تمام پروژههاي سازمان، خلاصه اطلاعات و گزارشهاي سطوح بالا تا ريز اطلاعات برنامه پروژهها و منابع موجود را فراهم ميآورد و براي افراد در سطوح مختلف سازمان امکان ثبت، تحليل، انتقال اطلاعات و اتخاذ تصميمهاي به موقع و آگاهانه و همسو با هدفهاي سازماني را فراهم ميكند.
راهکار EPM همچنین محيطي فراهم ميآورد که تیم پروژه بتواند کليه اخبار، وقايع، ريسکها و اطلاعات پروژه را به روز در اختيار مديران ارشد سازمان، مديران پروژه و دیگر اعضاي تيمهاي پروژه جهت انجام اقدامات لازم قرار دهد.
دموی نرم افزار مدیریت پروژه
لطفا فرم زیر را تکمیل کنید.
"*" قسمتهای مورد نیاز را نشان می دهد
28428700 - 021
نرم افزار مديريت پروژه سازماني (EPM) چیست؟
به منظور مديريت بهتر پروژهها و منابع، نياز به سيستمهاي جامع مديريت پروژه به خصوص در شركتهايي با محوريت پروژهها احساس ميشود. بهاين منظور شركت مايكروسافت راهكاري تحت عنوان راهكار مديريت پروژه سازمانی براي پرداختن به اين مهم ارائه كرده است. اين راهكار شامل مجموعهاي از نرمافزارهاي مرتبط است كه شركت مايكروسافت جهت كنترل و مديريت پروژهها در سازمانها ارائه كرده است.
با استقرار نرم افزار مديريت پروژه سازماني (EPM) ميتوان از طريق وب به اطلاعات پروژه دسترسي داشته و تمامي ارتباطات را با تيم پروژه از طريق وب برقرار كرد. بخشهايي از EPM كه براي استفاده در پروژهها به آنها توجه خاص ميشود به تفكيك ذيل ميباشد:
- مديريت زمان
به طور كلي با استفاده از اين بخش، پروژه از نظر زماني برنامهريزي و عملكرد زماني آن مورد پايش و بررسي قرار گرفته و گزارشات مديريتي مناسب و جامعي را در اختيار مدير پروژه قرار ميدهد. يكي از كارهايي كه در راهكار EPM براي مديريت زمان برنامهريزي شده است استفاده از شاخصهاي عملكرد (KPI) است كه براي كنترل و پيگيري سريع فعاليتهاي پروژه توسط مدير پروژه بسيار كاربردي بوده و به آساني ميتوان فعاليتهاي بحراني پروژه را مشاهده و نسبت به تصميمگيري مناسب جهت انجام به موقع آنها اقدامات لازم را انجام داد.
- مديريت منابع
منابع از اركان اصلي و تعيينكننده زمان و هزينه هر پروژه است. با توجه به اينكه در شركتهاي مهندسي مشاور، بخش عمده منابع را نيروي انساني تشكيل ميدهد، برنامهريزي و مديريت اين منابع بسيار حائز اهميت است و استفاده از اين قابليت سيستم، به استفادهي بهينه از ظرفيتهاي منابع كمك زيادي ميكند.
- مديريت هزينه
مديريت و برنامهريزي هزينههاي پروژه از ديگر مواردي است كه در سازمانهاي پروژه محور مورد توجه مديران قرار داشته و همواره از جمله نكاتي است كه توجه يا عدم توجه به آن پيامدهاي زيان آوري را به دنبال دارد. هزينههاي موجود در پروژه شامل هزينههاي بهکارگيري منابع مختلف و هزينههاي ثابتي است كه براي انجام فعاليتها بايد پرداخت شود. با شروع پروژه و پرداختهاي مالي، ميزان هزينه در هر مرحله از اجراي پروژه محاسبه و با بودجه پيش بيني شده در مرحله قبل از شروع پروژه مقايسه و در صورت بروز اختلافات قابل توجه و پيشيگرفتن هزينههاي واقعي از بودجه اوليه، هشداري براي مدير پروژه جهت تصميم گيري به موقع ارسال ميشود.
- مديريت مستندات
حفظ و بهروز رساني مستندات، يكي از مهمترين دغدغهها در شركتهاي مهندسي است. كتابخانه اسناد، محل نگهداري و مديريت فايلها در سيستم است، از قابليتهاي سيستم مديريت پروژه سازماني، جمعآوري اسناد پروژه در پرتال پروژه است. در پرتال پروژه به راحتي ميتوان اسناد را، که اطلاعات ارزشمندي را در ارتباط با پروژه در اختيار کاربران قرار ميدهد، در كتابخانه اسناد با تكميل اطلاعات جانبي براي هر سند، ثبت کرده و با استفاده از پراجكت سرور به آساني مستندات موجود در پرتال را به هر فعاليت از برنامه زمانبندي مرتبط كرد. قابليت کاربردي ديگر اين محيط حفظ تاريخچه ويرايش فايلهاي مختلف است.
- مديريت وقايع
پيگيري اخبار و وقايع در بهرهوري و سودآوري مديريت پروژه تاثير بسياري دارد چرا كه اين عمليات امكان ارتباط با اعضاي تيم و مسئولان سازمان را در مورد مشكلات موجود در پروژه و راهكارهاي حل آنها فراهم ميکند. وقايع ميتواند انواع مختلفي شامل خبر، روزنگار، علل تاخير و … داشته باشد که هر يک در نماهاي مختلف قابل مشاهده هستند.
- مديريت ارتباطات در پروژه
يكي از مواردي كه در پروژه بايد به آن توجه ويژهاي شود راهكاري جهت ارتباط تيم هاي مختلف پروژه با يكديگر و ارتباط پيمانكار، مشاور و كارفرما در زمينه آگاهي از آخرين اخبار و اطلاعات پروژه ميباشد. اين ارتباطات باعث ميشود تبادل و دردسترسبودن اطلاعات براي كارفرما به سهولت صورت گيرد. يکي از راههايي که ميتوان جهت برقراري اين ارتباط استفاده کرد استفاده از پرتال پروژه يا همان بستر شرپوينت است. با استفاده از اين امكان ميتوان به راحتي اطلاعات را به اشتراک گذاشته و در کمترين زمان ممکن به اطلاعات مورد نياز دسترسي پيدا کرد.
- مركز پروژه
راهكار مديريت پروژه سازمانی، با جمعآوري کليه پروژهها در مركز پروژه و ايجاد محيطي شامل نماهاي مختلف جهت مشاهده تمامي اطلاعات، نياز مديران جهت رويت اطلاعات جزئي و کلي پروژه را فراهم ميآورد. همچنين مديران ميتوانند با انتخاب هر پروژهاي از مركز پروژه، وارد فضاي كاري در محيط شرپوينت شوند. در اين سايت، مستندات پروژه با توجه به نوع دسترسي تعريف شده، قابل رويت است. مديران با رجوع به نماي مورد نظر در ليست نماها، به اطلاعات مورد نظر دسترسي پيدا ميكنند. در مركز پروژه قابليت دسته بندي پروژهها از طريق تکميل فيلدهاي مربوطه فراهم است و جستجوي پروژهها با توجه به مشخصاتي چون محل پروژه، نوع آن، مدير پروژه و … براي مديران ارشد امکانپذير ميباشد.
اهداف استقرار نرم افزار مديريت پروژه سازماني (EPM)
- ايجاد بستري جهت تسهيل ورود اطلاعات و اطمينان از يكپارچگي اطلاعات پروژهها
- تسهيل دستيابي مديران به وضعيت پروژهها
- ايجاد روشي جهت استفاده از تجربيات به دست آمده، در پروژههاي آتي
- صرفهجويي و تسهیل زمان ايجاد مستندات پروژه
- برقراري ارتباطات به صورت شفاف و كارآمد
- ايجاد مبنايي جهت تجزيه و تحليل پروژه
- مدیریت منابع و نیروی انسانی پروژه
- كاهش تداخل امور و سردرگمي
- مديريت مستندات پروژه
- مديريت زمان پروژه
- مديريت هزينه پروژه
- استاندارد سازي فرمت دادهها
- تسهيل ورود افراد جديد به تيم
- تأمين مستندات مختصر و مفيد براي پروژه
- ايجاد داشبوردهاي مديريتي از وضعيت پروژهها
- حصول اطمینان از امنیت و سطوح دسترسی کاربران
- استانداردسازي روشها و رويههاي اجراي پروژهها در سازمان
- مديريت موثر و اثربخش پروژه با استفاده از راهکار نرم افزاري مايکروسافت
ايجاد شاخصهاي عملكردي براي پروژهها (شاخص مالي ، فیزیکی ، زماني و … )
ساختار نرم افزار مديريت پروژه سازماني (EPM)
تاكنون چندين نسخه از نرم افزار مديريت پروژه سازماني (EPM) وارد بازار شده است كه در اين ميان نسخه EPM2016 جايگاه ويژهاي دارد.
اين راهكار شامل محصولات زير است:
- مايكروسافت آفيس پراجكت 2016
نرمافزار كاملي كه مديران پروژه توسط آن پروژهها و منابع سازماني را ايجاد و تغيير ميدهند. اين پروژهها و منابع در بانك اطلاعاتي پراجكت سرور ذخيره ميشوند.
- مايكروسافت آفيس پراجكت سرور 2016
بانك اطلاعاتي مايكروسافت پراجكت سرور كاربرگها، گزارشات وضعيت، گزارشات و مدلهاي سبد پروژهها، منابع سازماني، الگوي جامع سازماني، و الگوها را براي تعريف سريعتر پروژههاي جديد فراهم ميكند.
- مايكروسافت شرپوينت سرور 2016
نرمافزار مبتني بر وب كه به اعضاء تيم، مديران پروژه، منابع و مديران سازمان امکان دسترسي به تبادل اطلاعات، اسناد، مكاتبات پروژه و در كل تمامي وقايع پروژه را در محيط وب فراهم مي کند.
استقرار نرم افزار مديريت پروژه سازماني (EPM) به روش Fast Track
یکی از مهمترین نیازهای کارفرمایان استقرار سریع و ساماندهی فرایندها و روال های سازمانی بر اساس استانداردهای روز دنیا می باشد. جهت دستیابی به این هدف تجربیات شرکت های مختلف و متعدد در این زمینه راهگشای نیاز سازمان ها خواهد بود. در استقرار نرم افزار مديريت پروژه سازماني (EPM) به روش Fast Track الگوها و روشهای از پیش تعریف شده و پیش فرض مورد استفاده قرار گرفته و کارفرما پس از استقرار سامانه می تواند با ورود اطلاعات در سامانه نیاز اوليه خود را در زمینه کنترل پروژه تامین کند. این روش بیشترین بهره وری را در سازمان با خود به همراه دارد.
مزایای استقرار نرم افزار مديريت پروژه سازماني (EPM) به روش Fast Track :
- تسهیل در پیاده سازی سامانه
- آشنایی کارفرما در کوتاهترین زمان ممکن با سامانه و تلاش در جهت توسعه آن
- مقرون به صرفه بودن هزینههای استقرار سامانه
- سرعت زیاد در استقرار و کاربری آسان سامانه
- افزایش بهره وری سازمان در کوتاه ترین زمان ممکن
اهمیت مدیریت پروژه در دنیای امروز
در دنیای مدرن، کسبوکارها با پروژههای پیچیده و متعددی مواجه هستند که مدیریت آنها نیازمند برنامهریزی دقیق، هماهنگی بالا، و نظارت مستمر است. در این میان، نرم افزار مدیریت پروژه بهعنوان یک ابزار مدرن، راهکاری کلیدی برای بهبود فرآیندهای کاری و دستیابی به اهداف سازمانی است.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری پیشرفته است که به مدیران و تیمها امکان میدهد تا پروژههای خود را برنامهریزی، اجرا، و نظارت کنند. این نرم افزار فرآیندهای مختلفی را از تعریف وظایف گرفته تا مدیریت منابع، زمانبندی، و تحلیل عملکرد پروژه پوشش میدهد.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
برنامهریزی دقیقتر
نرم افزار مدیریت پروژه امکان زمانبندی دقیق و تخصیص منابع را فراهم میکند، بهطوری که تمامی مراحل پروژه بهصورت منظم و هماهنگ پیش میرود.
افزایش بهرهوری تیمی
این ابزار با ارائه یک پلتفرم مشترک برای تمامی اعضای تیم، همکاری و هماهنگی را تسهیل میکند.
کاهش هزینهها
با مدیریت بهتر منابع و جلوگیری از هدررفت زمان، هزینههای پروژه بهطور قابلتوجهی کاهش مییابد.
پیگیری پیشرفت پروژه
مدیران میتوانند با استفاده از گزارشهای دقیق نرم افزار، عملکرد تیم و پیشرفت پروژه را بهطور مداوم ارزیابی کنند.
ویژگیهای کلیدی یک نرم افزار مدیریت پروژه حرفهای
رابط کاربری ساده و کاربردی: برای افزایش کارایی و راحتی کاربران.
زمانبندی و تخصیص منابع: امکان مدیریت بهینه منابع انسانی و مالی.
گزارشدهی دقیق: ارائه گزارشهای تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی.
هماهنگی با ابزارهای دیگر: قابلیت یکپارچگی با تقویمها و نرم افزارهای دیگر.
امنیت بالا: حفاظت از اطلاعات حساس پروژهها.
نرم افزار مدیریت پروژه چگونه به سازمانها کمک میکند؟
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، سازمانها را قادر میسازد تا:
پروژههای خود را سریعتر اجرا کنند،
منابع را بهینهتر تخصیص دهند،
و تصمیمگیریهای استراتژیک بهتری انجام دهند.
راهکار راتوس: نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی (EPM)
شرکت راتوس با ارائه نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی (EPM)، راهکاری جامع برای مدیریت پروژههای بزرگ و پیچیده فراهم کرده است. این نرم افزار با امکانات پیشرفتهای مانند:
مدیریت زمان و منابع،
ارائه داشبوردهای تحلیلی،
و ایجاد فضای همکاری مشترک،
به سازمانها کمک میکند تا پروژههای خود را با موفقیت به پایان برسانند.
چگونه بهترین نرم افزار مدیریت پروژه را انتخاب کنیم؟
نیازهای سازمان خود را مشخص کنید.
به قابلیتهای نرم افزار توجه کنید.
امنیت و پشتیبانی نرم افزار را بررسی کنید.
قیمت نرم افزار را با بودجه خود تطبیق دهید.
آینده مدیریت پروژه با نرم افزارهای پیشرفته
در دنیای رقابتی امروز، استفاده از ابزارهای مدرن مانند نرم افزار مدیریت پروژه برای موفقیت سازمانها ضروری است. این ابزارها با بهبود فرآیندهای کاری و افزایش بهرهوری، سازمانها را قادر میسازند تا با سرعت و دقت بیشتری به اهداف خود دست یابند. اگر شما نیز به دنبال ارتقاء مدیریت پروژههای خود هستید، نرم افزار مدیریت پروژه راتوس میتواند انتخابی ایدهآل باشد.
