مدیریت اطلاعات و مستندات یکی از نیازهای اساسی و ضروری سازمان ها در مسیر بهینه سازی فرآیندها و افزایش دقت و بهره وری است. نرم افزار مدیریت مستندات راتوس با طراحی مدرن و مبتنی بر فناوری های روز، امکان ذخیره سازی، ساماندهی و مدیریت اسناد سازمانی را شیوه ای کاملا ایمن و کارآمد برای سازمان شما فراهم می کند. این نرم افزار، با قابلیت های یکپارچه خود، به ویژه در تعامل با سامانه مدیریت جلسات، به سازمان ها این قابلیت را ارائه می دهد تا اطلاعات خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت نمایند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات راتوس، بهره وری سازمان خود را افزایش داده، امنیت اسناد را تضمین و امکان دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم نمایید.
این نرم افزار فراتر از یک ابزار ساده ذخیره سازی در سازمان شما عمل می کند. امکان مدیریت جامع اطلاعات سازمانی را برای شما در سطوح دسترسی مختلف فراهم کرده و در تعامل این نرم افزار با نرم افزار مدیریت جلسات، به مدیران کمک می کند تا فرآیندهای مرتبط با جلسات، از ثبت مستندات تا پیگیری تصمیمات و … به صورت کاملا یکپارچه انجام شود.
نرم افزار مدیریت مستندات راتوس انتخابی ایده آل برای سازمان های است که به دنبال مدیریت کارآمد اطلاعات و اسناد خود می باشند. این نرم افزار با امکان ارتباط با نرم افزار مدیریت جلسات و دیگر ابزارهای تخصصی، به شما کمک خواهد کرد تا در مسیر بهینه سازی فرآیندهای سازمانی گام برداشته و کارایی تیم خود را افزایش دهید.
یکی از شرکت هایی که از بزرگ ترین ارائه دهنده خدمات فناوری در سطح بین المللی، با چالش های جدی در مدیریت مستندات مواجه بود. با تیم هایی که در چندین کشور فعالیت می کردند، ذخیره سازی و اشتراک گذاری اسناد حیاتی شامل قراردادها، گزارش های پروژه ها و مستندات فنی، بسیار پیچیده و زمان بر شده بود.
مشکلات اصلی که با آن ها مواجه بودند:
عدم دسترسی سریع، نبود یکپارچگی، ریسک امنیتی بالا، مدیریت ضعیف نسخه ها
این مشکلات عمده به شدت بهره وری تیم ها را تحت شعاع قرار داده و بهره وری آن ها را کاهش داده بود و موجب ایجاد نارضایتی در برخی از مشتریان شده بود. پس از برگزاری جلسات پیرامون بررسی چالش های موجود، نیازها و خواسته ها با راتوس، مقرر شد تا فرآیند استقرار نرم افزار مدیریت جلسات راتوس در دستور کار تیم ها قرار گیرد.
اما پس از استقرار نرم افزار مدیریت مستندات راتوس چه دستاوردهایی برای این مجموعه داشتیم؟
با پیاده سازی نرم افزار مدیریت مستندات راتوس، فرآیند مدیریت اسناد در این مجموعه به طور کامل متحول شد. این تحولات بدون شناخت چالش ها و معضلات امکان پذیر نبود تا با انعطاف سامانه مدیریت مستندات راتوس امکان محقق شدن اصلی ترین تا راهکارهای اختصاصی نرم افزار برایشان پیاده سازی گردد.
دستاورد اول: دسترسی سریع و متمرکز: تمامی اسناد به صورت متمرکز در نرم افزار ذخیره شدند تا کلیه تیم های داخلی و بین المللی از هر نقطه ای امکان دسترسی امن به اطلاعات را داشته باشند.
دستاورد دوم: افزایش امنیت اطلاعات: با تعریف سطوح دسترسی و رمزنگاری پیشرفته، اطلاعات حساس و محرمانه به طور کامل محافظت شدند.
دستاورد سوم: یکپارچگی با نرم افزار مدیریت جلسات: یکی دیگر از راهکارهای شیرپوینت که به ایشان ارائه شد، نرم افزار مدیریت جلسات بود که منجر شد تصمیمات جلسات داخلی و بین المللی مستقیما در نرم افزار ثبت و مستندات مرتبط با آن ها مدیریت شوند.
دستاورد چهارم: نسخه بندی و تاریخچه تغییرات اسناد: این امکان برایشان فراهم شد تا دسترسی به کلیه نسخه های موجود از فایل داشته باشند و مشاهده نسخه های مختلف قبلی و پیگیری تغییرات فراهم شد.
دستاورد پنجم: جستجوی هوشمند: بر اساس فیلترهای مختلف و استاندارد، دیگر دسترسی به اسناد کار پیچیده ای نبود. با چند کلیک دسترسی سریع به اسناد هم به صورت دیجیتال و هم محل فیزیکی بایگانی شده سند فراهم بود.
نرم افزار مدیریت مستندات راتوس توانست این مجموعه را از مشکلات پراکندگی اطلاعات و مدیریت ناکارآمد مستندات نجات دهد. این نرم افزار، به ویژه با قابلیت یکپارچگی با نرم افزار مدیریت جلسات و امنیت بالای خود، یک ابزار قدرتمند را برای سازمان هایی است که به دنبال بهره وری بیشتر و مدیریت بهینه اطلاعات می باشند.
آشنایی با برخی از همراهان ما
آشنایی با برخی از همراهان ما
امکان هرگونه گزارش گیری های مختلف مورد درخواست کارفرما از اسناد، کلیدواژه ها و تگ های آن ها
نرم افزار مدیریت مستندات راتوس ابزاری است که به سازمانها کمک میکند تا مدیریت مستندات خود را به روشی بهینه، سریع و هوشمند انجام دهند. این نرم افزار نه تنها امکان ذخیرهسازی دیجیتال و دستهبندی دقیق مستندات را فراهم میکند، بلکه با ارائه ابزارهای پیشرفته، امنیت اطلاعات و دسترسی به اطلاعات را به سطحی بالاتر میبرد.
مدیریت مستندات تنها به ذخیرهسازی اطلاعات ختم نمیشود؛ بلکه شامل کنترل، بازیابی، اشتراکگذاری و حفظ امنیت اسناد در تمام مراحل چرخه عمر آنها است. نرم افزار مدیریت مستندات با ارائه ابزارهایی مانند جستجوی پیشرفته، کنترل نسخهها و تنظیم سطح دسترسی، به کاربران کمک میکند اطلاعات خود را بهصورت کاملاً ساختاریافته مدیریت کنند.
به صورت کلی سازمان هایی با بیش از 100 نفر سرمایه انسانی که حجم مستندات بالایی دارند و از بستر فرآیند محور شیرپوینت استفاده میکنند، میتوانند در بهینه ترین حالت از این نرم افزار مدیریت اسناد بهره ببرند.
این نرمافزار مدیریت مستندات به طور ویژه برای سازمانها و شرکتهایی طراحی شده است که دارای حجم بالایی از اسناد و اطلاعات هستند و مدیریت این حجم برای آنها ایجاد چالش کرده است. ضمن اینکه سازمان هایی که در چرخه مستندات خود نیازمند رعایت استانداردها و پروتکل های امنیتی بوده و تمایل به افزایش بهره وری در تیمهای کاری خود هستند، به شدت نیازمند چنین نرم افزار هوشمند و منعطف مدیریت اسناد می باشند.
شیرپوینت یک پلتفرم قدرتمند و انعطافپذیر برای مدیریت مستندات است که امکانات بسیاری را به شما ارائه خواهد داد. چهار فاکتور مهم این بستر عبارت اند از، یکپارچگی کامل، امنیت بالا، مقیاس پذیری و انعطاف پذیری بالا.
شما به سادگی می توانید نرم افزار مدیریت اسناد بر بستر شیرپوینت را به کلیه محصولات مایکروسافت متصل نمایید و با بهره گیری از پروتکلهای امنیتی پیشرفته و سطح بالا از اطلاعات حساس خود به خوبی محافظت نمایید. در این بستر نگرانی از بابت توانایی مدیریت حجم بالای داده های بدون افت عملکرد نرم افزار برای شما وجود نخواهد داشت و با توجه به انعطاف پذیری بالای این بستر، امکان اتصال سامانه مدیریت مستندات شما به سرویس های مختلف و پیاده سازی امکانات بر اساس شاخص های عملکرد کلیدی مختص شما، وجود خواهد داشت.
معیارهای انتخاب یک نرمافزار مدیریت مستندات مناسب
یک نرمافزار مدیریت مستندات باید دارای رابط کاربری ساده و کاربرپسند باشد تا تمامی کاربران، بدون نیاز به آموزشهای طولانی، بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند. محیط نرمافزار باید به گونهای طراحی شده باشد که فرآیندهای روزمره مانند جستجو، بارگذاری و مدیریت اسناد به سرعت و بدون پیچیدگی انجام شوند.
با توجه به اهمیت حفاظت از اطلاعات حساس سازمانها، امنیت باید یکی از اولویتهای اصلی در انتخاب نرمافزار باشد. این نرمافزار باید استانداردهای امنیتی بهروز را رعایت کند و قابلیتهایی مانند کنترل دسترسی، رمزنگاری دادهها و گزارشگیری از فعالیتها را برای محافظت از اسناد فراهم کند.
یک نرمافزار مدیریت مستندات مناسب باید امکان اتصال به سایر سیستمهای سازمان مانند ERP، CRM و سایر نرمافزارهای مرتبط را داشته باشد. این ویژگی به سازمان کمک میکند تا از اطلاعات به صورت هماهنگ و یکپارچه استفاده کرده و فرآیندهای کاری را بهبود بخشد.
سازمانها نیازهای متفاوتی در مدیریت مستندات دارند. یک نرمافزار ایدهآل باید قابلیت سفارشیسازی داشته باشد تا بتواند با نیازهای خاص هر سازمان تطبیق پیدا کند. از تغییرات در ساختار دستهبندیها گرفته تا تنظیمات مربوط به فرآیندها، نرمافزار باید انعطاف کافی برای پاسخگویی به این نیازها را داشته باشد.
تیم پشتیبانی حرفهای و قابل دسترس میتواند در تمامی مراحل استفاده از نرمافزار، از نصب و راهاندازی تا رفع مشکلات احتمالی، همراه کاربران باشد. وجود راهنماهای آموزشی، پاسخدهی سریع به سوالات و ارائه بهروزرسانیهای منظم از جمله ویژگیهایی است که باید در پشتیبانی یک نرمافزار در نظر گرفته شود.
این معیارها به سازمانها کمک میکنند تا بهترین انتخاب را متناسب با نیازها و انتظارات خود انجام دهند و فرآیندهای مدیریت مستندات را بهینهسازی کنند.
در ابتدا شما می توانید هم با تکمیل فرم درخواست دموی نرم افزار مدیریت مستندات راتوس با ما در ارتباط باشید تا جلسه دمو برای شما هماهنگ گردد. این امکان برای شما وجود دارد تا درخواست مشاوره خود را از طریق تماس با راتوس در میان گذاشته تا با برگزاری جلسه منطبق با چالش ها و نیازهای شما، مشاوره و اطلاعات کاربردی پیرامون استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در اختیار شما قرار گیرد.
و در پایان توجه به این نکته خالی از لطف نیست که نرم افزار مدیریت مستندات متناسب با نیازهای شما پیاده سازی و پشتیبانی همه جانبه خواهد شد.
دموی نرم افزار مدیریت مستندات
لطفا فرم زیر را تکمیل کنید.
28428700 - 021
ستاری شمال، ابتدای خیابان میرزابابایی، پلاک 204، طبقه پنجم، واحد 15
کلیه حقوق مادی و معنوی این وب سایت متعلق است به: راتوس
2 پاسخ
سلام وقت بخیر
لطفا بفرمایید که میتوانیم کلیه فایلهای فایل سرور کنونی شرکت را به سیستم مدیریت اسناد انتقال دهیم ؟
سلام وقت شما بخیر بلی این کار شدنی است که تعداد زیادی فایل را به نرم افزار مدیریت اسناد شیرپوینت انتقال دهید اما باید در نظر داشته باشید که ترجیحا تگهای مناسبی برای آن ها وارد کرده تا بتوانید از مزایای سیستم بهره لازم را ببرید.