اگر چند ماه بعد لازم باشد ثابت کنید یک سند چه زمانی ایجاد شده، چه کسی آن را تغییر داده و چرا هنوز در سازمان نگهداری میشود، آیا فایلهای پراکنده پاسخ کافی به شما میدهند؟
مدیریت اسناد دیجیتال (DDMS) با استفاده از سیستم مدیریت مستندات فقط به معنی جایگزین کردن کاغذ با فایل الکترونیکی نیست؛ بلکه به سازمان کمک میکند سابقه، ساختار و وضعیت مستندات خود را نیز مدیریت کند.
بخش مهمی از ارزش مدیریت اسناد در قابلیتهایی دیده میشود که معمولاً تا زمان بروز یک مشکل جدی مورد توجه قرار نمیگیرند. در ادامه پنج مزیت تخصصیتر مدیریت دیجیتال اسناد را بررسی میکنیم تا شما متوجه شوید این موضوع چه اهمیت بالایی دارد.
1.مدیریت اسناد دیجیتال ردپای قابل استناد از فعالیتهای انجامشده روی سند ایجاد میکند
یکی از مشکلاتی که معمولاً تا زمان بروز اختلاف یا خطا جدی گرفته نمیشود، مشخص نبودن سابقه فعالیتهای انجامشده روی یک سند است. تصور کنید اطلاعات یک فایل تغییر کرده، سندی جابهجا شده یا یک مدرک مهم دیگر در محل قبلی خود وجود ندارد. در ساختارهای ساده ذخیره فایل، پاسخ دادن به سؤالهایی مانند «چه کسی این تغییر را انجام داده؟»، «این سند چه زمانی مشاهده شده؟» یا «چه کسی برای آخرین بار روی آن اقدام کرده؟» همیشه ساده نیست.
در چنین شرایطی، بررسی موضوع ممکن است به پرسوجو از افراد، بررسی ایمیلها یا اعتماد به حافظه کارکنان وابسته شود. این مسئله فقط در سازمانهای بزرگ اهمیت ندارد؛ حتی در تیمهای کوچک نیز ممکن است چند نفر در دورههای زمانی مختلف با یک سند کار کرده باشند. وقتی سابقه فعالیتها ثبت نشود، پیدا کردن علت یک اشتباه زمانبر میشود و گاهی سازمان حتی نمیتواند با اطمینان مشخص کند دقیقاً چه اتفاقی افتاده است.
یکی از مزیتهای تخصصی نرم افزار مدیریت مستندات ایجاد ردپای فعالیتهای مرتبط با اسناد است. در یک سیستم مناسب میتوان رویدادهایی مانند مشاهده، تغییر، دسترسی یا اقدامهای مشخص روی یک سند را ثبت و بعداً بررسی کرد. ارزش این قابلیت در این است که مستندات فقط «فایل» نیستند، بلکه تاریخچه استفاده از آنها نیز بخشی از اطلاعات سازمان محسوب میشود.
2.مدیریت اسناد دیجیتال از انباشته شدن فایلهای منقضی و بدون استفاده جلوگیری میکند
یکی از مشکلات کمتر دیدهشده در مدیریت اطلاعات این است که سازمانها معمولاً در ذخیره کردن فایلها خوب عمل میکنند، اما در تعیین تکلیف آنها نه. اسناد ایجاد میشوند، پروژهها پایان پیدا میکنند، قراردادها منقضی میشوند و دستورالعملها جای خود را به مستندات جدید میدهند، اما نسخهها و فایلهای قدیمی همچنان سالها در مخازن سازمان باقی میمانند. نتیجه این وضعیت فقط مصرف فضای ذخیرهسازی نیست. وجود اطلاعات منقضی میتواند باعث سردرگمی کاربران شود، زیرا ممکن است سندی که دیگر نباید مورد استفاده قرار گیرد همچنان در کنار مستندات فعال دیده شود.
از طرف دیگر، نگهداری بیدلیل بعضی اطلاعات میتواند ریسکهای حقوقی، حریم خصوصی یا مدیریتی ایجاد کند. مشکل اصلی این است که تصمیم درباره حذف یا نگهداری معمولاً بهصورت موردی و دستی انجام میشود و در بسیاری از سازمانها هیچکس دقیقاً نمیداند یک نوع سند باید چه مدت نگهداری شود.
مدیریت اسناد دیجیتال امکان تعریف سیاست نگهداری را فراهم میکند؛ یعنی سازمان برای انواع مختلف اسناد مشخص میکند چه مدت باید نگهداری شوند و پس از پایان این مدت چه اتفاقی برای آنها بیفتد. برای مثال، ممکن است یک نوع سند پس از چند سال نیاز به بررسی داشته باشد، نوع دیگری به آرشیو منتقل شود و بعضی اطلاعات پس از پایان دوره مشخص حذف شوند.
3.مدیریت دیجیتال اسناد باعث استاندارد شدن ساختار و اطلاعات مستندات میشود
یکی از مشکلات رایج اما کمتر مورد توجه این است که افراد مختلف یک سازمان ممکن است اسناد مشابه را به روشهای کاملاً متفاوت ایجاد کنند. یک نفر قرارداد را با نام مشتری ذخیره میکند، فرد دیگری شماره پروژه را در نام فایل مینویسد و شخص سوم هیچ اطلاعات مشخصی در نام فایل قرار نمیدهد. همین مسئله در محتوای سند نیز دیده میشود؛ ممکن است گزارشهای مشابه دارای ساختار متفاوت باشند یا اطلاعات ضروری در بعضی فایلها ثبت شوند و در بعضی دیگر خیر.
این بینظمی در ابتدا مشکل بزرگی به نظر نمیرسد، اما به مرور باعث میشود مقایسه، طبقهبندی و استفاده مجدد از اسناد دشوار شود. وقتی هر فرد روش خاص خود را داشته باشد، کیفیت مدیریت اسناد به تجربه و عادت شخصی کارکنان وابسته میشود. حتی اگر همه فایلها در یک فضای مشترک ذخیره شوند، نبود استاندارد مشخص همچنان میتواند پیدا کردن و فهمیدن مستندات را دشوار کند.
یکی از مزیتهای مهم مدیریت اسناد دیجیتال امکان تعریف نوع سند، قالب و اطلاعات الزامی برای هر دسته از مستندات است. برای مثال، سازمان میتواند مشخص کند قرارداد فروش باید همراه با نام مشتری، تاریخ، وضعیت و پروژه مرتبط ثبت شود یا یک گزارش پروژه باید براساس قالب مشخصی ایجاد شود
4.مدیریت اسناد دیجیتال سازمان را برای ممیزی و ارائه سابقه مستند آمادهتر میکند
گاهی یک سازمان نیاز دارد فقط یک سند را پیدا نکند، بلکه بتواند درباره سابقه آن نیز پاسخ دقیق بدهد. ممکن است در یک ممیزی داخلی سؤال شود یک دستورالعمل از چه تاریخی معتبر بوده، یک سند چه مدت نگهداری شده یا آیا نسخه مشخصی در دوره موردنظر مورد استفاده قرار داشته است. در موارد دیگر، یک اختلاف قراردادی یا بررسی حقوقی ممکن است نیازمند ارائه اطلاعاتی درباره سابقه یک سند باشد. اگر مستندات فقط در پوشهها نگهداری شوند و سیاست مشخصی برای ثبت سوابق، نگهداری و تعیین وضعیت آنها وجود نداشته باشد، آماده کردن چنین اطلاعاتی میتواند زمان زیادی ببرد.
افراد باید فایلهای مختلف، ایمیلها و نسخههای قبلی را بررسی کنند تا بتوانند یک تصویر قابل اعتماد از گذشته ایجاد کنند. بنابراین مشکل فقط «پیدا کردن فایل» نیست؛ مسئله این است که سازمان بتواند از سابقه مدیریت آن فایل نیز دفاع کند.
مدیریت اسناد دیجیتال میتواند این آمادگی را از قبل در ساختار سیستم ایجاد کند. ترکیب Audit Trail، سیاست نگهداری، طبقهبندی اسناد و مدیریت رکوردها باعث میشود اطلاعات مربوط به گذشته یک سند منظمتر نگهداری شود. در مدیریت رکوردها، تعیین اینکه چه محتوایی رکورد محسوب میشود، چه مدت باید نگهداری شود و در پایان دوره چه اتفاقی برای آن بیفتد از اجزای اصلی فرآیند است.
5.مدیریت اسناد دیجیتال به هر سند یک هویت پایدار و قابل ارجاع میدهد
یکی از مشکلات ظریف در ساختارهای پوشهای این است که هویت یک سند معمولاً با نام فایل و محل ذخیره آن گره خورده است. اگر فایل تغییر نام دهد یا از پوشهای به پوشه دیگر منتقل شود، ممکن است ارجاع قبلی به آن دیگر واضح نباشد. تصور کنید در یک گزارش، ایمیل یا دستورالعمل نوشته شده باشد «به فایل قرارداد موجود در پوشه پروژه مراجعه کنید». اگر چند ماه بعد ساختار پوشه تغییر کند یا پروژه به محل دیگری منتقل شود، این ارجاع ممکن است دیگر دقیق نباشد.
همین مسئله میتواند در ارتباط میان اسناد نیز مشکل ایجاد کند؛ برای مثال، یک صورتجلسه ممکن است به گزارشی ارجاع دهد که بعداً نام آن تغییر کرده است. در مدیریت سنتی فایلها، کاربران معمولاً برای شناسایی سند به عنوان، مسیر و نام فایل تکیه میکنند، در حالی که این موارد ممکن است در طول زمان تغییر کنند.
برخی سامانه های مدیریت اسناد میتوانند برای اسناد شناسه یکتا یا Document ID تعریف کنند. در این حالت، سند علاوه بر نام و محل ذخیره، یک شناسه پایدار دارد که برای ارجاع به آن استفاده میشود. Microsoft در قابلیت Records Center توضیح میدهد که یک Document ID میتواند همراه سند باقی بماند حتی زمانی که سند آرشیو یا جابهجا میشود و همین شناسه برای ارجاع مجدد به آن قابل استفاده است.
مدیریت اسناد دیجیتال فقط درباره ذخیره و پیدا کردن فایل نیست
مدیریت اسناد دیجیتال مزایایی دارد که معمولاً در نگاه اول دیده نمیشوند. ثبت ردپای فعالیتها، تعیین دوره نگهداری و حذف، استانداردسازی ساختار مستندات، آمادگی برای ممیزی و ایجاد هویت پایدار برای اسناد از قابلیتهایی هستند که به سازمان کمک میکنند اطلاعات خود را در بلندمدت قابل کنترلتر نگه دارد.
این مزایا نشان میدهند ارزش یک مدیریت اسناد دیجیتال با استفاد از سیستم مدیریت مستندات تنها در سرعت پیدا کردن فایل یا نگهداری آن نیست؛ بلکه در ایجاد قواعد مشخص برای نحوه ایجاد، استفاده، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد نیز قرار دارد. اگر میخواهید با یک راهکار عملی در این حوزه آشنا شوید، میتوانید صفحه نرم افزار مدیریت مستندات راتوس را بررسی کنید و ببینید یک سامانه مدیریت اسناد چگونه میتواند فرآیند مدیریت مستندات سازمان را ساختاریافتهتر کند.
