قبل از انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه به چه چیزهایی توجه کنیم؟
چطور می‌توان نرم افزاری برای مدیریت پروژه تیمی انتخاب کرد که واقعاً کار اعضای تیم را ساده‌تر کند و باید به چه چیزهایی توجه کرد؟
تعداد زیاد امکانات لزوماً به معنای مناسب بودن یک نرم افزار مدیریت پروژه برای تیم شما نیست؛ ابزار مناسب باید با نوع پروژه‌ها، اندازه تیم، روش انجام کار و سطح پیچیدگی فرآیندهای سازمان هماهنگ باشد. در ادامه مهم‌ترین نکاتی را بررسی می‌کنیم که قبل از انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه تیمی باید در نظر بگیرید.
جدول نکات مهم در انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه تیمی(EPM)
| معیار انتخاب | سؤالی که باید قبل از انتخاب بپرسید | نشانه یک انتخاب مناسب |
| سادگی استفاده | آیا اعضای تیم می‌توانند به‌راحتی با نرم افزار کار کنند؟ | اعضا بدون آموزش طولانی بتوانند فعالیت‌های خود را مدیریت کنند |
| مدیریت وظایف و مسئولیت‌ها | آیا مسئولیت هر فرد در پروژه شفاف است؟ | وظایف، مسئول، زمان و وضعیت هر فعالیت مشخص باشد |
| شفافیت وضعیت پروژه | آیا پیشرفت پروژه به‌صورت قابل مشاهده نمایش داده می‌شود؟ | مدیر بتواند وضعیت واقعی پروژه را بدون پیگیری تک‌تک افراد مشاهده کند |
| یکپارچگی اطلاعات | آیا اطلاعات اصلی پروژه در یک محیط قابل دسترسی است؟ | اطلاعات و مستندات پروژه در چند محیط پراکنده نباشند |
| مقیاس‌پذیری | اگر تیم دو برابر شود، همین ابزار پاسخ‌گو خواهد بود؟ | نرم افزار با رشد تیم و افزایش تعداد پروژه‌ها همچنان قابل استفاده باشد |
| گزارش‌دهی | آیا گزارش‌ها به تصمیم‌گیری مدیر کمک می‌کنند؟ | مدیر بتواند گزارش موردنیاز خود را دریافت کند |
| همکاری تیمی | آیا همکاری تیمی در نرم افزار ساده است؟ | اعضا بتوانند بدون وابستگی دائمی به مدیر با یکدیگر هماهنگ شوند |
| تناسب امکانات و نیاز | آیا بابت امکاناتی هزینه می‌کنیم که واقعاً استفاده می‌شوند؟ | امکانات نرم افزار با نیاز واقعی سازمان هماهنگ باشد |
1.قبل از انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه، نیاز واقعی تیم را مشخص کنید
یکی از رایج‌ترین اشتباهات هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه تیمی این است که ابتدا ابزارها بررسی می‌شوند و سپس تلاش می‌شود نیاز سازمان با امکانات آن‌ها تطبیق داده شود. مسیر درست برعکس است؛ ابتدا باید مشخص کنید تیم شما دقیقاً در مدیریت پروژه با چه مشکلاتی مواجه است و سپس نرم افزاری را پیدا کنید که همان مشکلات را حل کند. ممکن است مسئله اصلی یک تیم فراموش شدن وظایف باشد، در حالی که تیم دیگری با نبود دید کلی نسبت به پروژه‌ها یا پراکندگی اطلاعات مواجه باشد.
برای مثال، یک تیم پنج نفره تولید محتوا شاید تنها به تعریف وظایف، تعیین مسئول، مهلت انجام و مشاهده وضعیت کارها نیاز داشته باشد. در مقابل، یک شرکت مهندسی که ده‌ها پروژه همزمان دارد ممکن است به مدیریت منابع، برنامه‌ریزی زمانی، گزارش‌های مدیریتی، کنترل مستندات و مشاهده وضعیت چند پروژه به‌صورت همزمان نیاز داشته باشد. استفاده هر دو تیم از یک ساختار یکسان منطقی نیست. بنابراین قبل از مقایسه برندها، فهرست نیازهای ضروری، نیازهای مطلوب و قابلیت‌های غیرضروری را مشخص کنید.
2.سادگی استفاده را فدای تعداد امکانات نکنید!
نرم افزاری که امکانات بسیار زیادی دارد اما اعضای تیم نمی‌توانند یا نمی‌خواهند از آن استفاده کنند، عملاً ابزار مناسبی برای مدیریت پروژه نیست. یکی از معیارهای اصلی انتخاب باید این باشد که کاربر بتواند بدون طی کردن یک فرآیند آموزشی طولانی، وظایف خود را مشاهده کند، فعالیت جدید ایجاد کند، وضعیت کار را تغییر دهد و اطلاعات موردنیازش را پیدا کند. هرچه انجام فعالیت‌های روزمره دشوارتر باشد، احتمال بازگشت کاربران به پیام‌رسان، فایل اکسل یا روش‌های قبلی بیشتر می‌شود.
برای مثال، فرض کنید یک شرکت بازرگانی نرم افزاری بسیار پیشرفته انتخاب کرده است اما ثبت یک وظیفه جدید در آن نیازمند تکمیل تعداد زیادی فیلد و طی کردن چند مرحله باشد. بعد از مدتی ممکن است کارکنان برای سرعت بیشتر دوباره فعالیت‌های خود را در پیام‌رسان هماهنگ کنند. در این شرایط سازمان هزینه نرم افزار را پرداخت کرده اما اطلاعات همچنان پراکنده هستند. بنابراین در نسخه آزمایشی نرم افزار، فعالیت‌های ساده روزانه را با چند نفر از کاربران واقعی آزمایش کنید و ببینید انجام کارهای متداول چقدر آسان است.
3.مدیریت وظایف باید مسئولیت افراد را کاملاً شفاف کند
یکی از مهم‌ترین وظایف نرم افزار مدیریت پروژه تیمی این است که مشخص کند چه کاری، توسط چه کسی و تا چه زمانی باید انجام شود. اگر بعد از ورود اطلاعات به سیستم همچنان لازم باشد مدیر برای مشخص کردن مسئولیت‌ها به افراد پیام بدهد، نرم افزار بخش مهمی از مسئله مدیریت پروژه را حل نکرده است. امکان تعیین مسئول، موعد انجام، وضعیت فعالیت، اولویت و در صورت نیاز زیروظایف از پایه‌های یک سیستم مناسب محسوب می‌شود.
برای مثال، در یک پروژه طراحی سایت فعالیت «آماده‌سازی صفحه محصول» به‌تنهایی اطلاعات کافی در اختیار تیم قرار نمی‌دهد. باید مشخص باشد چه کسی متن را می‌نویسد، طراحی بر عهده چه فردی است، چه زمانی فایل باید به تیم فنی تحویل داده شود و چه کسی نتیجه نهایی را تأیید می‌کند. وقتی این مسئولیت‌ها به شکل واضح در نرم افزار ثبت شده باشند، تعداد سؤال‌ها و پیگیری‌های تکراری کمتر می‌شود و هر عضو تیم می‌تواند بدون وابستگی دائمی به مدیر، وظیفه بعدی خود را تشخیص دهد.
4.نرم افزار مدیریت پروژه باید وضعیت واقعی پروژه را قابل مشاهده کند
مدیر پروژه نباید برای فهمیدن اینکه «پروژه کجاست؟» مجبور باشد از تک‌تک اعضای تیم گزارش بگیرد. یک نرم افزار مدیریت پروژه تیمی مناسب باید بتواند وضعیت فعالیت‌ها را به اطلاعاتی قابل فهم برای مدیر تبدیل کند. مشاهده کارهای انجام‌شده، فعالیت‌های باز، تأخیرها، نقاط مهم و میزان پیشرفت پروژه به مدیر کمک می‌کند قبل از اینکه مشکلات به بحران تبدیل شوند، آن‌ها را تشخیص دهد.
برای مثال، تصور کنید قرار است یک کمپین تبلیغاتی ده روز دیگر آغاز شود. اگر طراحی تبلیغات دو روز عقب افتاده باشد اما سایر اعضای تیم از این تأخیر اطلاع نداشته باشند، تولید محتوا، تنظیم تبلیغات و انتشار نیز ممکن است با تأخیر مواجه شوند. در یک سیستم شفاف، مدیر می‌تواند عقب افتادن فعالیت اولیه را سریع‌تر مشاهده کند و منابع یا برنامه را تغییر دهد. بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار فقط به ظاهر صفحه اصلی توجه نکنید؛ بررسی کنید آیا اطلاعات نمایش‌داده‌شده واقعاً به شما در تشخیص وضعیت پروژه کمک می‌کنند یا خیر؟
5.از پراکندگی اطلاعات پروژه جلوگیری کنید
یکی از اهداف استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه این است که تیم برای پیدا کردن اطلاعات مربوط به یک پروژه مجبور نباشد بین پیام‌رسان، ایمیل، فایل اکسل و پوشه‌های مختلف جابه‌جا شود. هرچه تعداد منابع اطلاعاتی بیشتر باشد، احتمال استفاده از اطلاعات قدیمی، فراموش شدن تصمیمات یا گم شدن مستندات نیز افزایش پیدا می‌کند. بنابراین قابلیت نگهداری اطلاعات مرتبط با پروژه در یک ساختار منظم اهمیت زیادی دارد.
برای مثال، در یک پروژه توسعه محصول ممکن است مشخصات اولیه محصول در یک فایل، برنامه اجرا در فایل دیگر، نظرات مدیر در پیام‌رسان و وظایف تیم در نرم افزار دیگری قرار گرفته باشند. در چنین شرایطی حتی داشتن یک ابزار مدیریت وظایف نیز مشکل اصلی را حل نمی‌کند. اگر نرم افزار انتخابی بتواند فعالیت‌ها و اطلاعات مرتبط با پروژه را در کنار یکدیگر نگهداری کند، اعضای تیم راحت‌تر می‌توانند به مرجع معتبر اطلاعات دسترسی داشته باشند و وابستگی پروژه به حافظه افراد کاهش پیدا می‌کند.
6.امکان همکاری تیمی را متناسب با شیوه کار سازمان بررسی کنید
مدیریت پروژه تیمی فقط مدیریت وظایف افراد نیست؛ بخش مهمی از آن به ارتباط میان فعالیت‌های اعضای تیم مربوط می‌شود. یک نفر ممکن است برای شروع وظیفه خود منتظر خروجی فرد دیگری باشد یا چند واحد مختلف روی یک پروژه مشترک کار کنند. نرم افزار باید بتواند این ارتباط را تا حد ممکن شفاف کند تا هماهنگی پروژه فقط به جلسات و پیام‌های شخصی وابسته نباشد.
برای مثال، در یک تیم بازاریابی، نویسنده بعد از آماده کردن متن باید آن را برای طراحی ارسال کند و بعد از تکمیل طراحی، محتوا برای تأیید مدیر بازاریابی آماده شود. اگر هر فرد فقط فهرست وظایف خودش را ببیند و ارتباط بین مراحل مشخص نباشد، احتمال توقف کار بین مراحل افزایش پیدا می‌کند. هنگام بررسی نرم افزار ببینید آیا امکان ثبت توضیحات، دنبال کردن فعالیت، مشاهده تغییرات و ایجاد ارتباط بین اعضای تیم وجود دارد یا نه؟
7.گزارش‌دهی باید برای تصمیم‌گیری کاربرد داشته باشد
وجود نمودارهای زیاد الزاماً به معنای گزارش‌دهی مناسب نیست. گزارش زمانی ارزشمند است که بتواند پاسخ یک سؤال مدیریتی را بدهد. مدیر ممکن است بخواهد بداند کدام پروژه‌ها با تأخیر مواجه هستند، حجم کار کدام اعضای تیم بیشتر است، چه فعالیت‌هایی مدت زیادی باز مانده‌اند یا عملکرد واقعی پروژه چقدر با برنامه اولیه تفاوت دارد.
برای مثال، مدیری که پنج پروژه همزمان را مدیریت می‌کند نیازی ندارد هر روز تمام وظایف هر پروژه را به‌صورت جداگانه بررسی کند. یک گزارش مناسب باید بتواند پروژه‌های دارای مشکل یا فعالیت‌های مهم را سریع‌تر مشخص کند تا مدیر توجه خود را روی همان نقاط متمرکز کند. بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار، چند سؤال واقعی مدیریتی خود را مشخص کنید و بررسی کنید آیا سیستم می‌تواند پاسخ آن‌ها را مستقیماً در اختیار شما قرار دهد؟
8.قبل از خرید، نرم افزار را با یک پروژه واقعی آزمایش کنید
مشاهده صفحه معرفی محصول یا فهرست قابلیت‌ها برای تصمیم‌گیری نهایی کافی نیست. بهترین روش این است که یک پروژه واقعی اما محدود را انتخاب کنید و فرآیند مدیریت آن را برای مدتی در نرم افزار آزمایش کنید. اعضای واقعی تیم باید در این آزمایش حضور داشته باشند؛ زیرا مدیر ممکن است تجربه کاملاً متفاوتی نسبت به کاربری داشته باشد که هر روز باید با سیستم کار کند.
برای مثال، به‌جای ساختن یک پروژه آزمایشی غیرواقعی، یکی از پروژه‌های کوچک جاری سازمان را وارد نرم افزار کنید. وظایف را تعریف کنید، مسئولیت‌ها را اختصاص دهید، گزارش بگیرید و در پایان از اعضای تیم درباره مشکلات استفاده سؤال کنید. اگر کاربران برای انجام فعالیت‌های روزمره مجبور به استفاده از ابزارهای جانبی زیادی هستند یا اطلاعات موردنیاز مدیر در دسترس نیست، پیش از خرید فرصت دارید گزینه دیگری را بررسی کنید.؟
9.قیمت را در کنار هزینه واقعی استفاده بررسی کنید
قیمت اشتراک تنها بخشی از هزینه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه است. زمان آموزش کارکنان، انتقال اطلاعات، پیاده‌سازی فرآیندها و حتی زمانی که کاربران برای انجام فعالیت‌های روزمره در سیستم صرف می‌کنند نیز بخشی از هزینه واقعی محسوب می‌شود. یک نرم افزار ارزان که استفاده از آن دشوار باشد ممکن است در عمل هزینه بیشتری به سازمان تحمیل کند.
برای مثال، تفاوت مبلغ اشتراک دو نرم افزار ممکن است در نگاه اول زیاد به نظر برسد؛ اما اگر گزینه ارزان‌تر باعث شود مدیران هر هفته چند ساعت برای تهیه گزارش دستی زمان صرف کنند، صرفه‌جویی اولیه دیگر چندان معنادار نخواهد بود. بنابراین هنگام مقایسه قیمت، بررسی کنید هر ابزار چه مقدار از زمان تیم را صرفه‌جویی می‌کند و چه نیازهایی را بدون ابزار جانبی پوشش می‌دهد.
نرم افزار مدیریت پروژه باید با شیوه کار تیم سازمان شما هماهنگ باشد
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه تیمی لزوماً نرم افزاری نیست که بیشترین تعداد قابلیت را ارائه می‌دهد. انتخاب مناسب ابزاری است که مشکلات واقعی تیم را حل کند، مسئولیت‌ها را شفاف‌تر سازد، وضعیت پروژه را قابل مشاهده کند و با رشد سازمان همچنان قابل استفاده باقی بماند.
پیش از تصمیم نهایی، نیازهای اصلی تیم را مشخص کنید، چند فرآیند واقعی را در نرم افزار آزمایش کنید و ببینید ابزار موردنظر تا چه اندازه وابستگی شما به گزارش‌های دستی، فایل‌های پراکنده و پیگیری‌های مداوم را کاهش می‌دهد. اگر نرم افزار نتواند نحوه مدیریت پروژه را ساده‌تر و شفاف‌تر کند، حتی مجموعه بزرگی از امکانات نیز ارزش چندانی ایجاد نخواهد کرد.
اگر برای مدیریت پروژه‌های سازمان خود به دنبال راهکاری هستید که علاوه بر فعالیت‌های تیم، امکان مدیریت ساختاریافته پروژه‌ها و مشاهده وضعیت آن‌ها را در یک محیط متمرکز فراهم کند، می‌توانید نرم افزار مدیریت پروژه راتوس را نیز بررسی کنید. برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌ها و بررسی میزان هماهنگی این راهکار با ساختار تیم و پروژه‌های شما، روی صفحه نرم افزار مدیریت پروژه راتوس ضربه بزنید.
