جستجو و بازیابی سریع اسناد یکی از چالش های سازمان هایی است که چرخش اطلاعات و اسناد قابل توجهی دارند. از همین روی مدیریت صحیح اسناد و مستندات در دنیای دیجیتال امروز، برای سازمانها امری حیاتی است. اگر این موضوع به خوبی انجام نشود، امکان دارد که اسناد گم شوند یا کارکنان سازمان مجبور شوند تا زمان زیادی برای پیداکردن آن فایلها صرف کنند. زیرا طبق آمار سایت pwc.com بیش از 7.5 درصد اسناد در سازمانها گم میشوند. همچنین آمارها اشاره میکنند، کارکنان سازمانها بیش از 50 درصد از تایم روزانه کاری خودشان را برای پیداکردن فایلها صرف میکنند. نرمافزار مدیریت مستندات بر بستر شیرپوینت این دغدغه را به خوبی برطرف میکند.
شیرپوینت بهعنوان یک پلتفرم همکاری و مدیریت مستندات، با ارائه قابلیتهایی نظیر جستجوی پیشرفته، کنترل ورژن و کدگذاری، ایجاد کتابخانه اسناد، برقراری اتوماسیون گردش کار و تگگذاری، به بهینهسازی جستجو، بازیابی اسناد و مدیریت آنها کمک میکند. در ادامه این مقاله قصد داریم، بیان کنیم، نحوه جستجوی اسناد در نرم افزار مدیریت مستندات بر بستر شیر پوینت به چه صورتی است، بهترین روشها برای سازماندهی مستندات چه مواردی است و چگونه نرم افزار مدیریت مستندات در شیرپوینت جستجو و بازیابی سریع اسناد را بهبود میبخشد تا به آگاهی کامل در این زمینه برسید.
نحوه جستجو و بازیابی سریع اسناد در نرم افزار مدیریت مستندات بر بستر شیرپوینت
برای جستجو در نرمافزار مدیریت مستندات براساس متادیتا، تگ یا Propery است. به این صورت شما در هنگام ذخیرهسازی فایلهای مختلف برای آنها یکسری تگ قرار میدهید و بعد این مستندات را در یک مخزن ذخیره میکنید. تگها در واقع کلیدواژههای مهمی هستند که به پیداکردن مستند کمک میکنند. بعد از آن هرگاه به مستند موردنظر نیاز داشتید، کافی است، تگ موردنظر را در نوار جستجو نرم افزار مدیریت مستندات بر بستر شیرپوینت بنویسید تا تمامی مستندات دارای آن تگ برای شما لیست شود و به اصطلاح لیست مستندات آن تگ را مشاهده کنید.
شما میتوانید از فیلترهای جستجو پیشرفته استفاده کنید تا بتوانید کلمات مختلف موجود در مستندات را جستجو کنید و بازیابی اطلاعات مربوط به آن موارد را نیز انجام دهید. حتی شما میتوانید فیلترهای پیشرفته جستجو براساس نیازهای خودتان در سازمان بسازید و از آنها برای سرعت بخشیدن به پیداکردن فایلهای مختلف استفاده کنید.
بهترین روشها برای سازماندهی اسناد در نرمافزار مدیریت مستدات بر شیرپوینت
سازماندهی مؤثر اسناد در شیرپوینت برای افزایش بهرهوری و دسترسی سریع به اطلاعات ضروری است. در ادامه، بهترین روشها برای مدیریت و سازماندهی اسناد در این پلتفرم را برای شما بیان میکنیم تا با آنها آشنا شوید.
استفاده از کتابخانههای اسناد
استفاده از کتابخانههای اسناد در نرمافزارهای مدیریت مستندات، روشی مؤثر برای سازماندهی و دسترسی سریع به اطلاعات است. این کتابخانهها با ارائه ساختاری منظم، امکان ذخیرهسازی، دستهبندی و بازیابی آسان اسناد را فراهم میکنند.
مزایای استفاده از کتابخانههای اسناد
- کنترل نسخهها
کتابخانههای اسناد با نگهداری تاریخچه تغییرات، امکان پیگیری و بازیابی نسخههای قبلی اسناد را فراهم میکنند. این ویژگی به حفظ یکپارچگی اطلاعات و گمشدن مستندات کمک میکند.
- دسترسی و امنیت بیشتر
با تعیین سطوح دسترسی مختلف برای کاربران، میتوان اطمینان حاصل کرد که تنها افراد مجاز به اسناد حساس دسترسی دارند. این امر به حفظ امنیت اطلاعات سازمانی کمک میکند.
تعریف انواع محتوا
در سیستمهای مدیریت مستندات، شما میتوانید به راحتی اسناد را براساس نوع محتوا آنها دستهبندی کنید.
انواع محتوا در سازمانها:
- مستندات اداری:
شامل نامهها، گزارشها، صورتجلسات و مکاتبات داخلی و خارجی است.
- مستندات مالی:
مستندات مالی بسیار زیاد است که فاکتورها، صورتهای مالی، گزارشهای حسابداری و اسناد مرتبط با امور مالی بخشی از آنها به شمار میآیند.
- مستندات حقوقی:
قراردادها، توافقنامهها، اسناد قانونی و پروندههای حقوقی و بسیاری موارد دیگر مستندات حقوقی به شمار میآیند.
- مستندات فنی:
در سازمانهای فنی و مهندسی به طور گسترده از نقشهها، دستورالعملها، مشخصات فنی و مستندات مرتبط با پروژهها و تولیدات استفاده میشود که نوعی از محتوا به شمار میآیند و میتوان از آنها برای سازماندهی استفاده کرد.
- مستندات منابع انسانی
مستندات منابع گستره وسیعی را در بر میگیرد که میتوان پروندههای کارکنان، قراردادهای استخدام و ارزیابیها جزوی از آنها به شمار میآید.
چگونه نرم افزار مدیریت مستندات در شیرپوینت جستجو و بازیابی سریع اسناد را بهبود میبخشد؟
استفاده از شیرپوینت قابلیتهایی زیادی را به نرم افزار مدیریت مستندات میبخشد که یکی از آنها بهبود جستجو و بازیابی سریع اسناد است. در این قسمت قصد داریم، بیان کنیم، چگونه نرم افزار مدیریت مستندات در شیرپوینت جستجو و بازیابی سریع اسناد را بهبود میبخشد تا شما با جنبههای مختلف آن آشنا شوید.
امکان جستجو بر اساس تاریخ ایجاد و تغییرات
امکان جستجوی اسناد بر اساس تاریخ ایجاد و تغییرات در نرمافزارهای مدیریت مستندات، به کاربران این امکان را میدهد تا اسناد را بر اساس زمان ایجاد یا آخرین ویرایش مرتب و فیلتر کنند. این قابلیت بهویژه در مواقعی که نیاز به دسترسی به اسناد خاصی در یک بازه زمانی معین وجود دارد، بسیار مفید است.
علاوه بر این، این قابلیت به کاربران کمک میکند تا به سرعت اسناد تازه ایجادشده یا ویرایششده را شناسایی کنند و از آخرین تغییرات مطلع شوند. این امر به بهبود کارایی و بهرهوری در مدیریت اطلاعات سازمانی کمک میکند و به کارکنان اطمینان میدهد که همواره به آخرین نسخههای اسناد دسترسی دارند و از این نظر برای آنها دغدغهای باقی نمیگذارد.
امکان جستجو بر اساس نام ایجاد کننده
شما با استفاده از این قابلیت در نرم افزار مدیریت مستندات میتوانید تا اسناد را بر اساس شخص ایجادکننده جستجو و بازیابی کنید. این قابلیت در سازمانهای حجم بالای کاربر و اسناد دارند، مفید و کاربردی است؛ زیرا به کاربران امکان میدهد تا بهسرعت اسنادی را که توسط فرد یا تیم خاصی ایجاد یا ویرایش شدهاند، پیدا کنند، صرفهجویی خوبی در زمان مصرفی خودشان در سازمان انجام دهند و به کارهای دیگر به سرعت برسند.
همچنین استفاده از این قابلیت باعث میشود تا همکاری و هماهنگی بین تیمی بهبود پیدا کند؛ زیرا اعضا میتوانند به راحتی اسناد مرتبط با وظایف مختلف یا پروژههای مشترک را پیدا کنند و متوجه شوند، چه تغییرهایی توسط چه کسانی ایجاد شده است. در مواقعی که نیاز است تا یک سند تایید یا بررسی گردد، میتوان به راحتی براساس نام فرد ایجادکننده سند را پیدا کرد و ارزیابی مربوط به آن را انجام داد. به طور کلی وجود این قابلیت باعث میشود تا کارایی و بهرهوری مدیریت مستندان افزایش چشمگیری داشته باشد.
امکان جستجو و بازیابی اسناد بر اساس عکس بندانگشتی
امکان جستجو و بازیابی اسناد بر اساس تصاویر بندانگشتی (Thumbnail) در نرمافزارهای مدیریت مستندات بر بستر شیرپوینت، به کاربران این اجازه را میدهد تا با مشاهده پیشنمایشهای کوچک از اسناد، بهسرعت و بهصورت بصری سند مورد نظر خود را شناسایی و بازیابی کنند. این قابلیت بهویژه در مواقعی که کاربران به دنبال سندی با محتوای بصری خاص هستند، کاربردی است و به آنها کمک زیادی میکند؛ زیرا به جای مرور فهرستهای طولانی از نام فایلها، میتوانند با نگاه کردن به تصاویر بندانگشتی، سند مورد نظر را تشخیص دهند.
این امر بهویژه در محیطهای کاری با حجم بالای اسناد و فایلها، باعث بهبود قابلتوجهی در بهرهوری و کاهش زمان صرفشده برای جستجو و بازیابی اطلاعات میشود. این قابلیت به خوبی در نرم افزار مدیریت مستندات راتوس وجود دارد و شما میتوانید از آن برای پیداکردن فایلهای مختلف خود بهره ببرید.
امکان تعیینکردن میزان دسترسی افراد دیگر برای جستجو و بازیابی توسط فرد سازنده سند
در نرمافزارهای مدیریت مستندات بر بستر شیرپوینت، سازندهٔ سند میتواند میزان دسترسی سایر کاربران به سند را تعیین کند. این قابلیت به سازنده اجازه میدهد تا مشخص کند چه افرادی میتوانند سند را مشاهده، ویرایش یا حذف کنند.
این ویژگی به سازمانها کمک میکند تا کنترل بهتری بر روی اطلاعات خود داشته باشند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کنند. بهطور کلی، تعیین سطوح دسترسی توسط سازندهٔ سند، امنیت و محرمانگی اطلاعات را تضمین میکند و به سازمانها امکان میدهد تا مدیریت بهتری بر روی اسناد و مدارک خود داشته باشند.
امکان مقایسه اسناد در هنگام جستجو و بازیابی
افراد با استفاده از این قابلیت میتوانند دو سند را مقایسه کنند و تفاوتها و تغییرات بین دو نسخه از یک سند یا دو سند مرتبط را بیابند. این قابلیت بهویژه در محیطهای کاری تیمی و پروژههای مشترک اهمیت دارد، زیرا اعضای تیم میتوانند بهسرعت تغییرات اعمالشده را مشاهده و بررسی کنند.
این قابلیت در نرمافزارهای مدیریت مستندات به کاربران امکان میدهد تا بهسرعت اسناد مورد نظر خود را بیابند و در صورت وجود نسخههای متعدد یا اسناد مشابه، آنها را با یکدیگر مقایسه کنند. این موضوع میتواند باعث شود تا افراد از نسخههای به روز و دقیق استفاده کنند، به اشتباه سراغ نسخههای دیگر نروند و در نهایت باعث میشود تا کارایی و بهرهوری افزایش یابد.
نرمافزار مدیریت مستندات راتوس؛ بهترین نرمافزار مدیریت مستندات بر بستر شیر پوینت
نرمافزار مدیریت مستندات راتوس، مبتنی بر پلتفرم قدرتمند شیرپوینت، راهکاری جامع برای ذخیرهسازی، طبقهبندی و اشتراکگذاری اسناد سازمانی به شمار میآید. این سامانه با امکانات پیشرفتهای مانند جستجوی سریع، برچسبگذاری، نسخهبند، و تعریف گردش کار، مدیریت اسناد را برای سازمانها کارآمد و ساده میسازد.
یکی از ویژگیهای برجسته راتوس، اشتراکگذاری آسان اسناد است که همکاری تیمی را تسهیل میکند. همچنین، با قابلیت جستجوی سریع و تگگذاری، کاربران میتوانند بهسرعت به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. تعریف گردش کاری اسناد نیز باعث بهبود جریان کاری سازمانی میگردد و مزیت بسیار مهمی به شمار میآید.
با پیادهسازی نرم افزار مدیریت مستندات راتوس، سازمانها میتوانند بهرهوری خود را افزایش دهند و فرآیندهای مدیریت اسناد را بهینهسازی کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاهده امکانات این نرمافزار، با استفاده از شماره تلفنهای موجود در سایت با ما تماس بگیریدو
