دیگر جلسه هدر دادن وقت نیست
نرم افزار مدیریت جلسات راتوس با هدف تسهیل فرآیندهای مرتبط با جلسات سازمانی طراحی شده است. این نرم افزار مجموعهای از قابلیتهای پیشرفته را در اختیار کاربران قرار میدهد تا بتوانند جلسات خود را به بهترین شکل مدیریت کنند.
از جمله ویژگیهای مهم این نرم افزار میتوان به برنامهریزی هوشمند اشاره کرد که امکان تطبیق زمانهای آزاد شرکتکنندگان و مکانهای در دسترس را فراهم میکند. این قابلیت، بهویژه در سازمانهای بزرگ که تعداد جلسات بسیار است، از اهمیت بالایی برخوردار است. علاوه بر این، نرم افزار مدیریت جلسات راتوس با بهرهگیری از سیستم مدیریت تداخلها از برگزاری جلسات همزمان در مکان یا زمان یکسان جلوگیری میکند.
یکی دیگر از ویژگیهای این نرم افزار، رابط کاربری مدرن و ساده است که امکان استفاده آسان را برای تمامی کاربران، حتی کسانی که تجربه کمتری در استفاده از نرم افزار دارند، فراهم میکند. امکانات گزارشگیری پیشرفته نیز به مدیران این امکان را میدهد تا گزارشهای متنوعی از جلسات برگزارشده و مصوبات آن تهیه کنند و بر اجرای وظایف نظارت داشته باشند.
سامانه مدیریت جلسات راتوس با ارائه راهحلهای جامع، ارزش افزودهای بینظیر برای سازمانها ایجاد میکند. یکی از مزایای اصلی این سامانه، صرفهجویی در زمان و هزینههای سازمانی است. پیش از استفاده از این نرم افزار، سازمانها زمان زیادی را صرف هماهنگیهای دستی، اطلاعرسانی و پیگیری مصوبات میکردند. اما پس از استقرار نرم افزار، این فرآیندها کاملاً مکانیزه شده و زمان اجرای آنها بهطور چشمگیری کاهش یافته است.
همچنین، شفافیت بیشتر در فرآیندها یکی دیگر از مزایای این نرم افزار است. ثبت تمامی مصوبات و وظایف مرتبط با هر جلسه، اطمینان از پیگیری دقیق آنها را فراهم میکند. این شفافیت باعث افزایش اعتماد بین اعضای تیم و مدیران شده و بهرهوری کلی سازمان را افزایش میدهد.
سامانه مدیریت جلسات راتوس با یکپارچهسازی با سایر سیستمهای سازمانی، از جمله سامانه مدیریت وظایف، امکان پیگیری خودکار وظایف تعیینشده در جلسات را فراهم میکند. این یکپارچگی، هماهنگی بین بخشهای مختلف سازمان را بهبود میبخشد.
یکی از امکانات کلیدی نرم افزار، ارسال یادآورها و دعوتنامههای خودکار از طریق ایمیل و پیامک است. این قابلیت نه تنها زمان اطلاعرسانی را کاهش میدهد، بلکه اطمینان از اطلاع همه شرکتکنندگان از زمان و مکان جلسه را فراهم میکند.
همچنین، امکان ثبت و آرشیو جلسات، نرم افزار را به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت تاریخچه جلسات تبدیل کرده است. تمامی اطلاعات، از جمله دستورجلسه، شرکتکنندگان، مصوبات و مستندات مرتبط، به صورت خودکار ذخیره شده و در هر زمان قابل دسترسی هستند.
نرم افزار مدیریت جلسات راتوس با قابلیت مدیریت شرکتکنندگان نیز به کاربران امکان میدهد تا حضور و غیاب افراد را ثبت کرده و نظرات آنها را در سامانه ثبت کنند. این قابلیت به مدیران کمک میکند تا بهرهوری جلسات را تحلیل کرده و تصمیمات بهتری بگیرند.
|
موضوع
|
پیش از استقرار
|
پس از استقرار
|
|---|---|---|
|
اطلاعرسانی
|
از طریق ایمیلهای پراکنده و تماسهای تلفنی
|
ارسال خودکار دعوتنامه و یادآوریها
|
|
زمان برنامهریزی جلسات
|
چند ساعت به دلیل هماهنگی دستی
|
چند دقیقه با استفاده از سیستم هوشمند
|
|
مدیریت مصوبات
|
ثبت دستی و احتمال فراموشی یا از دست رفتن
|
ثبت خودکار مصوبات و پیگیری وضعیت آنها
|
|
امنیت اطلاعات جلسات
|
اطلاعات کاغذی و غیرقابل کنترل
|
رمزنگاری و سطوح دسترسی تعریفشده
|
|
گزارشگیری
|
دشوار و زمانبر
|
گزارشگیری پیشرفته و آنی
|
یکی از امکانات کلیدی نرم افزار، ارسال یادآورها و دعوتنامههای خودکار از طریق ایمیل و پیامک است. این قابلیت نه تنها زمان اطلاعرسانی را کاهش میدهد، بلکه اطمینان از اطلاع همه شرکتکنندگان از زمان و مکان جلسه را فراهم میکند.
همچنین، امکان ثبت و آرشیو جلسات، نرم افزار را به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت تاریخچه جلسات تبدیل کرده است. تمامی اطلاعات، از جمله دستورجلسه، شرکتکنندگان، مصوبات و مستندات مرتبط، به صورت خودکار ذخیره شده و در هر زمان قابل دسترسی هستند.
نرم افزار مدیریت جلسات راتوس با قابلیت مدیریت شرکتکنندگان نیز به کاربران امکان میدهد تا حضور و غیاب افراد را ثبت کرده و نظرات آنها را در سامانه ثبت کنند. این قابلیت به مدیران کمک میکند تا بهرهوری جلسات را تحلیل کرده و تصمیمات بهتری بگیرند.
بی شک شما امکانات بسیاری را در نرم افزار مدیریت جلسات راتوس دریافت خواهید کرد که در لیست ذیل به برخی از مهمترین امکاناتی که در این پرتال مدیریت جلسات به شما ارائه می شود، اشاره شده است.
ثبت جلسه در فرمت های متنوع جلسه داخلی، جلسه خارجی، قرار ملاقات، دیدار، جلسه الکترونیکی، جلسه فوری و…
ثبت اطلاعات جلسه مانند عنوان، زمان شروع و پایان، مکان برگزاری، رئیس جلسه، دبیر جلسه، شرکت کنندگان داخلی، شرکت کنندگان خارجی، دستور جلسه، گروه جلسه، یادآوری، پذیرایی و ….
تشخیص تداخل زمانی محل برگزاری جلسه
تشخیص تداخل زمانی شرکت کنندگان جلسه
نمایش تقویم جلسات بصورت ماهیانه، هفتگی و روزانه
فیلتر نمایش جلسات بر اساس انواع جلسه (داخلی، خارجی، الکترونیکی و ..)
بررسی تقویم مکان های جلسات جهت تعیین بازه های زمانی قابل رزرو یک مکان خاص
گرفتن تاییدیه مسئول اتاق جلسه در صورت لزوم جهت رزرو
اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به مسئول اتاق جلسه مربوطه در صورت انتخاب مکان جلسه تحت مدیریت او
اطلاع رسانی به صورت ایمیلی و پیامکی به مدعوین جلسه
مشخص کردن رئیس جلسه، دبیر جلسه، شرکت کنندگان داخلی جلسه و همچنین شرکت کنندگان خارجی جلسه
ثبت اطلاعات افراد شرکت کننده خارجی جلسه و دعوت آن ها به جلسه هنگام ثبت جلسه
انتخاب حاضرین در جلسه به صورت گروهی برای جلسات پرتکرار
مشاهده جلسات در دو حالت نمایش جدولی یا تقویمی
امکان تعریف سهمیه هفتگی یا ماهیانه برای اتاقهای جلسات جهت استفاده هر واحد به طور مثلا واحد IT بتواند تا ۵ ساعت در هفته از سالن کنفرانس اصلی استفاده نماید.
تخصیص جلسه به دسته بندی های پیش تعریف شده مانند: جلسات هیئت مدیره، جلسات فروش و … به همراه ویژگی گزارشگیری بر اساس همان دسته بندی
ثبت زمان ارسال پیامک و ایمیل یادآوری جلسه پیش از زمان تعیین شده شروع جلسه
ویرایش متن ایمیل ها و پیامک های ثبت، لغو، ویرایش جلسه توسط راهبر سیستم
اطلاعرسانی به صورت مجزا به مسئول دفتر مدیر عامل در صورت دعوت وی به جلسه توسط فرد یا واحدهای دیگر
امکان مشاهده تقویم جلسات مدیران توسط مسئولین دفتر ایشان
امکان لغو جلسه به همراه ارسال اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی
استعلام پیامکی جلسات بدون نیاز به دسترسی داشتن به سامانه مثلا جلسات امروز من، جلسات فردای من
یا جلسات یک تاریخ مشخص من
اطلاع رسانی پیامکی و ایمیلی در صورت ویرایش مکان، زمان و یا افراد جلسه
اطلاع رسانی جلسه به واحدهای پشتیبانی مرتبط مانند تدارکات و یا فناوری اطلاعات جهت فراهم کردن مقدمات و پیش نیازهای برگزاری جلسه
امکان اطلاع رسانی از طریق کارتابل کاربر
جلوگیری از ثبت جلسه برای ثبت عدم حضور افراد در سازمان
امکان همگام سازی جلسات با تقویم Outlook و Exchange
امکان تعیین سطوح مختلف دسترسی
اهمیت جلسات در کسبوکارها
جلسات همیشه بخشی جداییناپذیر از زندگی کاری بودهاند. اما آیا تاکنون به این فکر کردهاید که چرا برخی جلسات نتیجهبخش و برخی دیگر تنها هدررفت زمان هستند؟ در دنیای امروز، بهرهوری و مدیریت زمان اهمیت ویژهای پیدا کرده و شرکتها به دنبال ابزارهایی هستند که بتوانند این مشکلات را برطرف کنند. نرم افزار مدیریت جلسات یکی از این ابزارهاست که با هدف کاهش چالشها و افزایش بهرهوری سازمانی طراحی شده است.
چالشهای مدیریت جلسات بدون ابزار مدرن
برگزاری جلسات بدون ابزار مناسب، اغلب مشکلات زیادی به همراه دارد:
سامانه مدیریت جلسات چیست؟نرم افزار مدیریت جلسات یک ابزار دیجیتال است که با هدف بهبود فرآیند برگزاری و پیگیری جلسات طراحی شده است. این ابزار امکاناتی مانند:
چرا سازمانها به نرم افزار مدیریت جلسات نیاز دارند؟
در دنیای رقابتی امروز، سازمانها نیاز دارند که هر دقیقه از زمان خود را بهدرستی مدیریت کنند. مشکلاتی مانند تأخیر در تصمیمگیریها، نبود مستندسازی و فراموشی مصوبات میتواند به سازمانها آسیب برساند. نرم افزار مدیریت جلسات این مشکلات را از بین برده و بستری برای هماهنگی بهتر فراهم میکند.
داستان موفقیت: افزایش بهرهوری یک شرکت با نرم افزار مدیریت جلسات
یکی از شرکتهای پیشرو در صنعت فناوری، با مشکلات زیادی در مدیریت جلسات روبهرو بود. زمان زیادی برای هماهنگی صرف میشد و اغلب مصوبات فراموش میشدند. با انتخاب یک نرم افزار مدیریت جلسات حرفهای، این مشکلات بهطور کامل برطرف شد:
به شما کمک میکند تا جلسات خود را بهطور کامل مدیریت کنید.
دموی نرم افزار مدیریت جلسات
لطفا فرم زیر را تکمیل کنید.
"*" قسمتهای مورد نیاز را نشان می دهد
28428700 - 021
آشنایی با برخی از همراهان ما
ستاری شمال، ابتدای خیابان میرزابابایی، پلاک 204، طبقه پنجم، واحد 15
کلیه حقوق مادی و معنوی این وب سایت متعلق است به: راتوس
