آیا پیدا کردن، بررسی و مدیریت فایلهای سازمان شما بیشتر از چیزی که باید زمان میبرد؟
DMS یا سیستم مدیریت مستندات کمک میکند اسناد سازمان در یک ساختار مشخص ذخیره، جستجو، کنترل و پیگیری شوند. این سیستم فقط محل نگهداری فایل نیست و امکاناتی مانند کنترل نسخه، جستجوی اسناد، مدیریت دسترسی و گردش کار را نیز در اختیار سازمان قرار میدهد. در ادامه بررسی میکنیم DMS چه تفاوتی با ذخیره ساده فایل دارد و در عمل چگونه مدیریت اسناد را سادهتر میکند.
DMS چیست و چه کاری انجام میدهد؟
DMS مخفف Document Management System یا سیستم مدیریت مستندات است. این سیستم برای ذخیره، سازماندهی، جستجو، کنترل نسخه و مدیریت دسترسی به اسناد استفاده میشود. برخلاف پوشههای معمولی، DMS میتواند تاریخچه تغییرات، اطلاعات مرتبط با هر سند و وضعیت آن را نیز نگهداری کند. در نتیجه، کاربران راحتتر میتوانند نسخه معتبر یک فایل را پیدا کنند و اسناد را در طول چرخه عمر سند مدیریت کنند.
تفاوت DMS با ذخیره فایل در کامپیوتر یا پوشههای اشتراکی چیست؟
ذخیره فایل در کامپیوتر یا پوشه اشتراکی بیشتر به نگهداری و دسترسی به فایل مربوط میشود، اما DMS علاوه بر ذخیرهسازی، نحوه مدیریت و استفاده از سند را نیز کنترل میکند. در سیستم مدیریت مستندات میتوان مشخص کرد هر سند مربوط به چه موضوعی است، آخرین نسخه آن کدام است، چه کسی آن را تغییر داده و چه افرادی اجازه مشاهده یا ویرایش آن را دارند.
پوشههای معمولی بیشتر محل فایل را مشخص میکنند
در یک ساختار پوشهای، کاربر برای پیدا کردن سند معمولاً باید بداند فایل در چه پوشهای و با چه نامی ذخیره شده است. با بیشتر شدن پروژهها، فایلها و نسخههای مختلف، این روش میتواند باعث ایجاد مسیرهای متعدد و دشوار شدن دسترسی به اطلاعات شود.
برای مثال، ممکن است یک قرارداد در پوشه فروش ذخیره شده باشد، نسخه اصلاحشده آن در ایمیل یک کارمند قرار داشته باشد و نسخه دیگری نیز در پوشه پروژه نگهداری شود. در چنین شرایطی، مشخص کردن نسخه معتبر به بررسی چند منبع مختلف نیاز دارد.
DMS اطلاعات و وضعیت سند را نیز مدیریت میکند
در سامانه مدیریت اسناد، فایل فقط براساس محل ذخیره شناسایی نمیشود. اطلاعاتی مانند نوع سند، پروژه، مشتری، تاریخ، وضعیت و سایر متادیتاها میتوانند همراه آن ثبت شوند. به همین دلیل، کاربران میتوانند اسناد را براساس اطلاعات واقعی آنها مدیریت کنند.
DMS همچنین قابلیتهایی مانند کنترل نسخه اسناد، گردش کار اسناد، مدیریت سطح دسترسی و مدیریت چرخه عمر سند را در یک محیط مشترک ارائه میدهد. همین موضوع باعث میشود مدیریت اسناد ساختاریافتهتر از ذخیره ساده فایل در پوشهها باشد.
DMS و جستجوی اسناد؛ پیدا کردن فایل بدون وابستگی به نام و پوشه
یکی از مهمترین کاربردهای DMS، سادهتر کردن فرآیند جستجوی اسناد و دسترسی به اطلاعات است. در روش سنتی، پیدا کردن یک فایل معمولاً به نام آن و پوشهای که فایل در آن ذخیره شده وابسته است. اگر کاربر نام دقیق سند یا محل ذخیره آن را به خاطر نداشته باشد، ممکن است مجبور شود چند پوشه، ایمیل یا مسیر مختلف را بررسی کند. این وضعیت با افزایش تدریجی اسناد و پروژههای سازمان میتواند زمان بیشتری از کارکنان بگیرد.
جستجوی اسناد با استفاده از متادیتا
یکی از مهمترین قابلیتهای جستجوی اسناد در DMS استفاده از متادیتا است. متادیتا به اطلاعاتی گفته میشود که درباره یک سند ثبت میشوند و به شناسایی و دستهبندی آن کمک میکنند. برای مثال، یک قرارداد میتواند همراه با اطلاعاتی مانند نام مشتری، نوع سند، تاریخ، پروژه مرتبط و وضعیت قرارداد ذخیره شود. به این ترتیب، اطلاعات بیشتری نسبت به یک نام ساده فایل برای شناسایی سند وجود خواهد داشت.
استفاده از متادیتا باعث میشود کاربران برای پیدا کردن یک فایل مجبور نباشند نام دقیق آن را بدانند. برای مثال، میتوان تمام قراردادهای مربوط به یک مشتری، اسناد یک پروژه مشخص یا فایلهای ثبتشده در یک بازه زمانی را پیدا کرد. این قابلیت همچنین کمک میکند مدیریت اسناد کمتر به شیوه نامگذاری فایلها وابسته باشد و حتی اگر افراد مختلف اسناد را ثبت کرده باشند، ساختار مشخصی برای پیدا کردن آنها وجود داشته باشد.
جستجوی متن کامل در فایلها
قابلیت جستجوی متن کامل یا Full-Text Search امکان پیدا کردن فایل براساس عبارتی را فراهم میکند که داخل محتوای سند قرار دارد. ممکن است کاربر نام یک گزارش یا قرارداد را به خاطر نداشته باشد، اما بداند در متن آن به نام یک مشتری، محصول یا پروژه مشخص اشاره شده است. در این حالت، جستجوی متن کامل میتواند اسنادی را نمایش دهد که آن عبارت در محتوای آنها وجود دارد.
این قابلیت باعث میشود کاربران برای پیدا کردن اطلاعات مجبور نباشند چند فایل را یکییکی باز کرده و محتوای آنها را بررسی کنند. برای مثال، اگر کاربر بخواهد تمام مستنداتی را پیدا کند که در آنها درباره یک پروژه خاص صحبت شده است، میتواند نام پروژه را جستجو کند. به این ترتیب، نرم افزار مدیریت اسناد علاوه بر مدیریت محل نگهداری فایل، امکان بازیابی اطلاعات موجود در محتوای مستندات را نیز فراهم میکند.
فیلتر کردن نتایج جستجو در DMS
گاهی یک جستجو میتواند تعداد زیادی سند مرتبط نمایش دهد و صرفاً پیدا کردن همه فایلهای دارای یک عبارت، برای رسیدن به نتیجه دقیق کافی نباشد. در این شرایط، قابلیت فیلتر کردن نتایج اهمیت پیدا میکند. کاربران میتوانند نتایج جستجوی اسناد را براساس نوع سند، تاریخ، پروژه، مشتری، وضعیت یا سایر اطلاعات ثبتشده محدود کنند و فقط فایلهایی را ببینند که با نیاز آنها ارتباط بیشتری دارند.
برای مثال، جستجوی نام یک مشتری ممکن است قراردادها، مکاتبات، گزارشها و فایلهای پروژه مختلف را نمایش دهد. کاربر میتواند نتایج را فقط به قراردادها محدود کند یا اسناد یک بازه زمانی مشخص را مشاهده کند. ترکیب جستجو و فیلتر باعث میشود دسترسی به اطلاعات دقیقتر باشد و کارکنان مجبور نباشند میان تعداد زیادی نتیجه نامرتبط، سند موردنظر خود را بهصورت دستی پیدا کنند.
جستجوی اسناد بدون وابستگی به ساختار پوشهها
در روش پوشهای، کاربران معمولاً باید بدانند فایل در چه مسیری ذخیره شده است. ممکن است برای هر مشتری، پروژه یا واحد یک پوشه جداگانه ایجاد شود و درون هرکدام نیز چند زیرپوشه وجود داشته باشد. با توسعه این ساختار، پیدا کردن یک فایل به شناخت مسیر ذخیرهسازی وابسته میشود. اگر فرد دیگری سند را ذخیره کرده باشد، کاربر ممکن است دقیقاً نداند باید در کدام پوشه به دنبال آن بگردد.
در DMS میتوان اسناد را بدون وابستگی کامل به این ساختارهای تو در تو پیدا کرد. کاربر بهجای طی کردن چندین پوشه، میتواند ویژگی یا محتوای سند را جستجو کند و فایل موردنظر را مستقیماً پیدا کند. این موضوع بهخصوص زمانی مفید است که یک سند به چند موضوع مرتبط باشد؛ برای مثال قراردادی که هم به یک مشتری و هم به یک پروژه خاص مربوط است و قرار دادن آن فقط در یک پوشه نمیتواند تمام ارتباطاتش را نشان دهد.
OCR فارسی چگونه جستجو در اسناد اسکنشده را کامل میکند؟
همه مستندات سازمان بهصورت فایل Word یا PDF متنی تولید نمیشوند. ممکن است بخشی از بایگانی شامل قراردادهای اسکنشده، نامههای قدیمی، تصاویر مدارک یا PDFهایی باشد که محتوای آنها در واقع تصویر است. در چنین فایلهایی، موتور جستجوی معمولی نمیتواند کلمات داخل تصویر را تشخیص دهد و کاربر برای پیدا کردن اطلاعات باید فایلها را بهصورت دستی باز و بررسی کند.
قابلیت OCR فارسی متن موجود در تصاویر و اسناد اسکنشده را تشخیص میدهد و آن را به اطلاعات قابل جستجو تبدیل میکند. برای مثال، ممکن است یک قرارداد قدیمی با نامی مانند Scan-025.pdf ذخیره شده باشد، اما با OCR فارسی کاربر بتواند نام مشتری، شماره قرارداد یا عبارت موجود در متن آن را جستجو کند. این قابلیت باعث میشود اسناد اسکنشده نیز وارد فرآیند واقعی جستجوی اسناد در DMS شوند.
DMS فراتر از یک محل ذخیره فایل است
DMS زمانی ارزش واقعی خود را نشان میدهد که سازمان دیگر فقط به ذخیره فایل نیاز ندارد و میخواهد اسناد را بهصورت ساختاریافته مدیریت کند. جستجوی اسناد، متادیتا، کنترل نسخه، گردش کار، مدیریت سطح دسترسی، امنیت اسناد، OCR فارسی، بایگانی الکترونیکی و مدیریت چرخه عمر سند از قابلیتهایی هستند که یک سیستم مدیریت مستندات را از یک پوشه ساده متمایز میکنند.
با استفاده از DMS، اطلاعات سازمان کمتر به محل ذخیره فایل یا حافظه افراد وابسته میشود و سوابق، نسخهها و وضعیت اسناد قابل کنترلتر خواهند بود. اگر میخواهید با یک راهکار عملی برای این فرایند آشنا شوید، میتوانید قابلیتهای نرم افزار مدیریت مستندات راتوس را بررسی کنید؛ راهکاری که برای مدیریت متمرکز، نسخهبندی، جستجو، دستهبندی و کنترل دسترسی اسناد طراحی شده است
