۶ نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی و خارجی برای دورکاری

وقتی اعضای تیم در یک دفتر کنار هم نیستند، چطور می‌توان مطمئن شد همه می‌دانند چه کاری، توسط چه کسی و تا چه زمانی باید انجام شود؟

در دورکاری، بخش زیادی از هماهنگی‌هایی که قبلاً با یک گفت‌وگوی کوتاه حضوری انجام می‌شد باید به شکلی شفاف و قابل پیگیری ثبت شود.یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب می‌تواند وظایف، زمان‌بندی، مسئولیت‌ها، مستندات و وضعیت پیشرفت پروژه را در دسترس اعضای پراکنده تیم قرار دهد.

در ادامه، ۶ نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی و خارجی را بررسی می‌کنیم تا بتوانید براساس اندازه تیم، نوع پروژه و شیوه دورکاری، انتخاب مناسب‌تری داشته باشید.

جدول مقایسه ۶ نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی و خارجی برای دورکاری

1)راتوس؛ اتاق فرمان پروژه‌ها برای تیم‌هایی که از راه دور کار می‌کنند

در دورکاری، مهم‌ترین مشکل همیشه فاصله جغرافیایی نیست؛ مشکل زمانی ایجاد می‌شود که اطلاعات پروژه بین افراد، فایل‌ها، پیام‌ها و گزارش‌های مختلف پخش شده باشد. نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی راتوس با هدف ایجاد یک فضای مشترک برای برنامه‌ریزی، پایش و مدیریت پروژه‌ها طراحی شده و امکان دسترسی تحت وب به اطلاعات پروژه و ارتباط اعضای تیم با فضای پروژه را فراهم می‌کند. این راهکار علاوه بر وضعیت و پیشرفت پروژه، حوزه‌هایی مانند منابع، زمان، هزینه، مستندات، ریسک‌ها و گزارش‌های مدیریتی را نیز پوشش می‌دهد. به همین دلیل، کاربرد آن بیشتر از یک فهرست ساده کاره است  و می‌تواند برای سازمان‌هایی که تیم‌های پراکنده دارند به یک مرجع مرکزی پروژه تبدیل شود.

مزایای نرم افزار مدیریت پروژه راتوس برای دورکاری

ایجاد یک مرجع مشترک برای مشاهده وضعیت تمام پروژه‌ها

یکی از چالش‌های اصلی دورکاری این است که هر فرد ممکن است فقط بخشی از پروژه را ببیند و تصویر کلی نزد مدیر یا چند نفر محدود باقی بماند. راتوس امکان جمع‌آوری پروژه‌های سازمان در یک مرکز و مشاهده اطلاعات کلی و جزئی هر پروژه را فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند پروژه‌ها را براساس مشخصاتی مانند نوع، مدیر پروژه یا سایر ویژگی‌ها دسته‌بندی و بررسی کنند و از وضعیت آن‌ها تصویر متمرکزتری داشته باشند. چنین ساختاری باعث می‌شود وابستگی سازمان به گزارش‌های جداگانه و پیگیری شفاهی کاهش پیدا کند..

برای مثال، تصور کنید یک شرکت مشاوره‌ای سه پروژه را همزمان در تهران، اصفهان و شیراز پیش می‌برد و اعضای هر پروژه نیز بخشی از هفته را از خانه کار می‌کنند. در روش سنتی، مدیر برای بررسی وضعیت پروژه‌ها باید چند گزارش دریافت کند، فایل‌های مختلف را باز کند و از مدیران پروژه درباره تأخیرها سؤال بپرسد. در یک ساختار متمرکز، اطلاعات پروژه‌ها می‌توانند در یک محیط کنار یکدیگر دیده شوند و مدیر سریع‌تر تشخیص دهد کدام پروژه طبق برنامه پیش می‌رود و کدام پروژه نیاز به توجه دارد. این موضوع به‌خصوص برای مدیرانی که چند تیم دورکار را همزمان هدایت می‌کنند، زمان پیگیری را کاهش می‌دهد..

شفاف شدن مسئولیت‌ها و کاهش نیاز به پیگیری‌های مداوم

در محیط دورکاری، سؤال‌هایی مانند «این کار با چه کسی است؟»، «تا چه تاریخی باید تمام شود؟» یا «چرا این فعالیت هنوز بسته نشده؟» می‌توانند بخش زیادی از زمان مدیر و اعضای تیم را بگیرند. سامانه مدیریت وظایف راتوس امکان تعریف انجام‌دهنده، مهلت انجام، دنبال‌کنندگان، برچسب، زیروظیفه و وضعیت فعالیت را فراهم می‌کند. سیستم همچنین می‌تواند تأخیر را محاسبه کند و انجام وظیفه را برای تأیید ارجاع‌دهنده ارسال کند. اطلاع‌رسانی برای برخی رویدادهای مرتبط با وظایف نیز می‌تواند به پیگیری بهتر کار  کمک‌کننده باشد.

برای مثال، فرض کنید یک آژانس بازاریابی دورکار باید تا پایان هفته یک صفحه فرود را آماده کند. مدیر می‌تواند طراحی رابط، نگارش متن، بررسی فنی و تأیید نهایی را به فعالیت‌های مشخص تقسیم کند و برای هرکدام مسئول و موعد تعیین کند. نویسنده لازم نیست منتظر پیام مدیر بماند تا متوجه شود متن چه زمانی تحویل داده شود و طراح نیز می‌تواند فعالیت مرتبط با خود را مشاهده کند. اگر یکی از مراحل با تأخیر روبه‌رو شود، مشکل قبل از موعد تحویل نهایی قابل تشخیص خواهد بود و هماهنگی از حالت پیگیری شخصی به یک فرآیند قابل مشاهده تبدیل می‌شود..

مدیریت زمان و منابع در تیم‌های پراکنده

زمانی که اعضای تیم در یک محل حضور ندارند، تشخیص ظرفیت واقعی افراد دشوارتر می‌شود. ممکن است یک متخصص همزمان روی سه پروژه کار کند و مدیران مختلف بدون اطلاع از حجم کار او، فعالیت‌های جدیدی به همان فرد بسپارند. راهکار مدیریت پروژه راتوس بر مدیریت منابع و برنامه‌ریزی ظرفیت آن‌ها تأکید دارد و امکان بررسی زمان صرف‌شده در پروژه‌ها و مقایسه عملکرد زمانی با برنامه را فراهم می‌کند. این دید به مدیر کمک می‌کند تخصیص کار را صرفاً براساس حضور یا پاسخ‌گویی افراد انجام ندهد..

برای مثال، یک شرکت مهندسی را در نظر بگیرید که سه طراح به‌صورت دورکار روی چند پروژه فعالیت می‌کنند. اگر یکی از طراحان این هفته تقریباً تمام ظرفیت خود را به دو پروژه اختصاص داده باشد، سپردن یک فعالیت فوری دیگر به او احتمال تأخیر را افزایش می‌دهد. مشاهده ظرفیت و زمان صرف‌شده به مدیر کمک می‌کند قبل از تخصیص کار، بار کاری افراد را بهتر بررسی کند. در نتیجه، دورکاری به معنی نامرئی شدن ظرفیت افراد نخواهد بود و تصمیم درباره تخصیص منابع می‌تواند بر اطلاعات ثبت‌شده متکی باشد..

نگهداری مستندات پروژه در کنار اطلاعات اجرایی

در تیم‌های دورکار، فایل‌ها یکی از مهم‌ترین منابع ایجاد آشفتگی هستند. ممکن است نسخه‌ای از یک گزارش در ایمیل مدیر، نسخه دیگری در رایانه یکی از کارکنان و اصلاحات جدید در یک پیام‌رسان باقی مانده باشد. راتوس امکان جمع‌آوری مستندات پروژه در فضای پروژه، ارتباط دادن اسناد با فعالیت‌های برنامه زمان‌بندی و حفظ سابقه اطلاعات مرتبط با پروژه را فراهم می‌کند. وجود چنین ساختاری باعث می‌شود مستندات به جای پراکندگی، در بستری مرتبط با خود پروژه نگهداری شوند.

برای مثال، در یک پروژه طراحی محصول ممکن است تیم تحقیق، طراحی، فنی و مدیریت چندین فایل مختلف تولید کنند. وقتی اعضا از شهرهای مختلف کار می‌کنند، ارسال مداوم نسخه‌های جدید از طریق پیام‌رسان می‌تواند باعث شود فردی روی فایل قدیمی کار کند. اگر فایل‌ها در فضای پروژه نگهداری شوند و سابقه آن‌ها قابل مشاهده باشد، تیم راحت‌تر می‌تواند تشخیص دهد کدام نسخه معتبر است. در این شرایط، مستندسازی فقط برای آرشیو نیست؛ بلکه به بخشی از همکاری روزمره تیم دورکار تبدیل می‌شود..

گزارش‌دهی و کنترل پروژه بدون وابستگی به حضور فیزیکی

در مدیریت سنتی، بخشی از درک مدیر از وضعیت تیم از مشاهده حضوری افراد شکل می‌گیرد؛ اما این روش در دورکاری وجود ندارد و حتی در محیط حضوری نیز معیار دقیقی برای سنجش پیشرفت نیست. راتوس امکان بررسی پیشرفت واقعی و برنامه‌ریزی‌شده پروژه، تأخیرها، زمان و هزینه و همچنین ساخت داشبوردهای مدیریتی را در اختیار سازمان قرار می‌دهد. بنابراین مدیر می‌تواند ارزیابی پروژه را بیشتر بر داده‌های ثبت‌شده و وضعیت واقعی فعالیت‌ها بنا کند و به جای حضور فیزیکی، بر خروجی و پیشرفت تمرکز داشته باشد..

برای مثال، مدیر یک شرکت خدماتی با ۳۰ نیروی دورکار را در نظر بگیرید که پنج پروژه فعال دارد. به جای برگزاری جلسه روزانه فقط برای پرسیدن اینکه «کارها به کجا رسیده؟»، می‌تواند وضعیت پروژه‌ها و فعالیت‌ها را بررسی کند و جلسه را صرف مواردی کند که واقعاً نیازمند تصمیم یا حل مسئله هستند. اگر یک پروژه از برنامه عقب افتاده باشد، مدیر می‌تواند روی علت تأخیر تمرکز کند و اگر پروژه دیگری مطابق برنامه پیش می‌رود، نیازی به ایجاد ارتباط اضافی نیست. این شیوه می‌تواند تعداد پیگیری‌های غیرضروری را کاهش دهد و استقلال اعضای تیم دورکار را بیشتر کند..

2)میزیتو؛ ترکیب مدیریت پروژه و ارتباط تیمی برای دورکاری

میزیتو یک پلتفرم ایرانی برای مدیریت پروژه، وظایف و همکاری تیمی است که بخشی از امکانات موردنیاز تیم‌های دورکار را در یک محیط جمع کرده است. این نرم‌افزار علاوه بر تعریف وظیفه و زمان‌بندی، گانت، برد اسکرام و کانبان و تقویم پروژه، ابزارهایی برای ارتباطات تیمی نیز ارائه می‌کند. امکان مانیتورینگ پروژه‌ها و اعضا و مشاهده وضعیت کلی تیم نیز می‌تواند به مدیر کمک کند دید بهتری از فعالیت‌های پراکنده داشته باشد. این ترکیب باعث می‌شود تیم‌هایی که می‌خواهند مدیریت کار و بخشی از ارتباطات روزمره خود را در یک نرم‌افزار فارسی انجام دهند، میزیتو را به‌عنوان یکی از گزینه‌های دورکاری بررسی کنند.

مزایای میزیتو

• رابط و امکانات مدیریتی فارسی
• چت شخصی، گروه گفت‌وگو و کانال داخلی
• امکان برگزاری جلسه آنلاین درون‌تیمی
• گانت، کانبان، اسکرام و تقویم پروژه
• تعریف وظیفه برای یک یا چند نفر
• امکان تعیین تأییدکننده برای وظایف
• مانیتورینگ پروژه‌ها و عملکرد اعضای تیم

معایب میزیتو

• تعدد بخش‌ها ممکن است برای تیم‌هایی که فقط یک ابزار ساده مدیریت وظایف می‌خواهند بیش از نیاز باشد.
• سازمان‌هایی با گردش‌کارهای بسیار تخصصی باید قبل از انتخاب، میزان انطباق امکانات با فرآیندهای خود را بررسی کنند.
• مهاجرت همه ارتباطات تیم به یک پلتفرم واحد نیازمند همراهی و پذیرش اعضای تیم است.

3)تسکولو؛ مدیریت پروژه و ارتباط آنلاین برای تیم‌های پراکنده

تسکولو یک ابزار آنلاین مدیریت پروژه و وظایف است که همکاری تیمی از راه دور را نیز پوشش می‌دهد. این پلتفرم امکاناتی مانند تعیین مسئول و سررسید وظایف، چک‌لیست، یادآوری، کانبان، جدول و خط زمانی، ثبت زمان کاری، چت گروهی و شخصی و مدیریت سطح دسترسی را ارائه می‌دهد. اعضای تیم می‌توانند بخشی از ارتباطات کاری خود را در همان محیط پروژه انجام دهند و وضعیت فعالیت‌ها را در قالب‌های مختلف ببینند. بنابراین برای تیم‌هایی که علاوه بر مدیریت فعالیت‌ها، به ثبت زمان و هماهنگی آنلاین نیاز دارند، گزینه قابل بررسی‌ است..

مزایای تسکولو

• مدیریت وظایف و تعیین مسئول
• تعیین موعد و سیستم یادآوری
• نمایش کانبان، جدولی و خط زمانی
• چت شخصی و گروهی
• ثبت زمان صرف‌شده روی فعالیت‌ها
• امکان تعریف سطح دسترسی
• مناسب تیم‌های چابک و نرم‌افزاری

معایب تسکولو

• ترکیب قابلیت‌های مدیریت پروژه و ارتباطی می‌تواند در شروع نیازمند آموزش کاربران باشد.
• تیم‌های بسیار ساده ممکن است از همه امکانات آن استفاده نکنند.
• برای فرآیندهای سازمانی بسیار خاص، نیاز به بررسی میزان انطباق ابزار با ساختار داخلی سازمان وجود دارد.

4)ترلو؛ مدیریت بصری و ساده کارهای تیم دورکار

Trello بیشتر بر ساختار برد، ستون و کارت استوار است و به همین دلیل برای تیم‌های دورکاری که می‌خواهند سریع و بدون ساختار پیچیده وضعیت وظایف را مشاهده کنند، قابل استفاده است. اعضای تیم می‌توانند کارها را میان مراحل مختلف جابه‌جا کنند و از یک نمای مشترک برای فهمیدن وضعیت فعالیت‌ها استفاده کنند. Trello همچنین اتوماسیون و یکپارچگی با ابزارهای دیگر را ارائه می‌دهد و از وب و دستگاه‌های مختلف قابل دسترسی است. برای پروژه‌هایی که جریان کار ساده و قابل نمایش با کانبان دارند، این سادگی می‌تواند یک مزیت مهم باشد..

مزایای  ترلو

• رابط کاربری ساده و بصری
• یادگیری سریع برای اعضای جدید
• مناسب مدیریت کانبان
• دسترسی از وب و دستگاه‌های مختلف
• امکان اتوماسیون فعالیت‌های تکراری
• قابلیت اتصال به ابزارهای دیگر
• مناسب پروژه‌های کوچک و گردش‌کارهای ساده

معایب  ترلو

• با افزایش تعداد بردها و کارت‌ها، مدیریت پروژه‌های پیچیده دشوارتر می‌شود.
• برای مدیریت جامع منابع و سبد پروژه‌ها به اندازه ابزارهای سازمانی ساختاریافته نیست
• تیم‌های دارای وابستگی‌های پیچیده میان فعالیت‌ها ممکن است به تنظیمات و ابزارهای مکمل نیاز داشته باشند.

5)آسانا؛ شفافیت مسئولیت‌ها برای تیم‌های دورکار ساختاریافته

Asana برای تیم‌هایی مناسب است که می‌خواهند وظایف، مسئولیت‌ها و پیشرفت پروژه به شکل ساختاریافته ثبت شود. کاربران می‌توانند پروژه‌ها را به وظایف و زیروظایف تقسیم کنند، اطلاعات و فایل‌های مرتبط را روی کارها قرار دهند و از نماهایی مانند خط زمانی برای مشاهده برنامه استفاده کنند. در کاربرد دورکاری، نظرات روی وظایف و به‌روزرسانی وضعیت پروژه به اعضا کمک می‌کنند بدون نیاز به حضور همزمان از تغییرات مطلع بمانند. این ساختار برای تیم‌هایی مفید است که چند نفر یا چند واحد روی فعالیت‌های وابسته به یکدیگر کار می‌کنند..

مزایای  آسانا

• تعریف شفاف وظایف و مسئولیت‌ها
• امکان مدیریت زیروظایف و نقاط عطف
• خط زمانی و نماهای مختلف پروژه
• ثبت نظر و فایل روی فعالیت‌ها
• به‌روزرسانی وضعیت پروژه
• مناسب همکاری میان چند تیم
• ساختار مناسب برای فرآیندهای تکرارشونده

معایب  آسانا

• تعداد زیاد قابلیت‌ها می‌تواند برای تیم‌های کوچک با نیاز ساده پیچیده باشد.
• راه‌اندازی ساختار پروژه‌ها به تعریف درست فرآیندها نیاز دارد.
• برای گفت‌وگوی لحظه‌ای یا جلسه تصویری معمولاً همچنان به ابزار ارتباطی مکمل نیاز خواهید داشت.

6)کلیک آپ؛ فضای کاری جامع برای تیم‌های دورکار حرفه‌ای

ClickUp تلاش می‌کند تعداد زیادی از ابزارهای موردنیاز تیم‌های پراکنده را در یک محیط جمع کند. این پلتفرم در کنار مدیریت وظایف، اسناد، اهداف، صندوق اعلان‌ها، داشبوردها و نماهای قابل تنظیم برای نمایش کار ارائه می‌دهد. برای تیم‌های دورکار، امکان مشاهده پیشرفت پروژه، مدیریت حجم کار و اتصال به ابزارهای ارتباطی می‌تواند همکاری غیرحضوری را ساده‌تر کند. به همین دلیل ClickUp بیشتر برای تیم‌هایی جذاب است که چند نوع فرآیند کاری دارند و می‌خواهند بخش بزرگی از مدیریت کار خود را در یک فضای مشترک انجام دهند..

مزایای  کلیک آپ

• امکانات گسترده مدیریت پروژه
• داشبوردهای قابل تنظیم
• نماهای متعدد کاری
• اسناد و دانش تیمی در کنار پروژه
• مدیریت اهداف و میزان پیشرفت
• قابلیت‌های اتوماسیون و یکپارچگی
• مناسب تیم‌هایی با چند نوع فرآیند کاری

معایب  کلیک آپ

• گستردگی امکانات می‌تواند یادگیری اولیه را دشوارتر کند.
• تنظیم مناسب ساختار، نماها و فیلدها در شروع زمان می‌برد.
• برای یک تیم کوچک که فقط مدیریت ساده وظایف می‌خواهد، بخش زیادی از امکانات ممکن است غیرضروری باشد..

برای دورکاری فقط ابزار مدیریت وظیفه کافی نیست!

اگر سازمان شما چند پروژه همزمان، منابع متعدد، نیاز به گزارش مدیریتی، مستندسازی پروژه و کنترل ساختاریافته زمان و پیشرفت دارد، بهتر است به جای انتخاب صرفاً یک نرم افزار مدیریت وظیفه، یک راهکار مدیریت پروژه سازمانی را بررسی کنید. راتوس امکان مدیریت متمرکز پروژه‌ها، منابع، زمان، مستندات و اطلاعات اجرایی را در یک بستر تحت وب فراهم می‌کند و می‌تواند برای سازمان‌هایی که تیم‌های آن‌ها به‌صورت دورکار، ترکیبی یا پراکنده فعالیت می‌کنند گزینه قابل بررسی باشد.

برای آشنایی با امکانات، ساختار و کاربردهای این راهکار و بررسی تناسب آن با شیوه مدیریت پروژه در سازمان شما، وارد صفحه نرم افزار مدیریت پروژه راتوس شوید و جزئیات راهکار مدیریت پروژه سازمانی راتوس را مشاهده کنید.