بعد از انتقال اطلاعات به مایکروسافت شیرپوینت چه چیزهایی را باید بررسی کنیم؟

انتقال اطلاعات به پایان رسیده، ابزار مهاجرت وضعیت عملیات را «Completed» نشان می‌دهد و کاربران آماده‌ هستند کار خود را در محیط جدید آغاز کنند. آیا پروژه واقعاً تمام شده است؟

خیر. نمایش وضعیت موفقیت‌آمیز به این معنا نیست که تمام فایل‌ها بدون خطا منتقل شده‌اند، دسترسی همه کاربران درست است، لینک‌ها کار می‌کنند و اطلاعات در جست‌وجوی شیرپوینت نمایش داده می‌شوند. ممکن است هزاران فایل منتقل شده باشند، اما چند سند مهم جا مانده، متادیتای قراردادها ناقص شده یا کاربری به اطلاعات محرمانه دسترسی پیدا کرده باشد.

مهاجرت زمانی موفق است که اطلاعات در مقصد کامل، سالم، امن، قابل جست‌وجو و قابل استفاده باشند. به همین دلیل، پس از انتقال باید یک مرحله رسمی برای کنترل کیفیت و تأیید مهاجرت اجرا شود.

۱. گزارش‌های مهاجرت را دانلود و بررسی کنید

اولین اقدام بعد از انتقال، بررسی گزارش‌های ابزار مهاجرت است.

در SharePoint Migration Tool و Migration Manager گزارش‌های خلاصه، گزارش سطحTask فایل‌های Log و اطلاعات مربوط به خطاها تولید می‌شود. این گزارش‌ها برای ممیزی و عیب‌یابی عملیات مهاجرت طراحی شده‌اند. گزارش‌های Migration Manager مربوط به File Share تنها ۹۰ روز نگهداری می‌شوند؛ بنابراین باید آن‌ها را دانلود و در پرونده پروژه ذخیره کنید. ‌ها فقط به وضعیت کلی توجه نکنید. موارد زیر را جداگانه بررسی کنید:

• فایل‌های Failed
• فایل‌های Skipped
• هشدارهای مربوط به نام یا مسیر فایل
• خطاهای کاربری و Identity Mapping
• فایل‌های دارای محدودیت حجم یا فرمت
• خطاهای دسترسی به مبدأ یا مقصد
• آیتم‌هایی که با تأخیر یا چند بار منتقل شده‌اند

برای هر خطا مشخص کنید فایل باید مجدداً منتقل، اصلاح، آرشیو یا از محدوده مهاجرت خارج شود.

۲. تعداد و حجم اطلاعات مبدأ و مقصد را مقایسه کنید

یک بررسی چشمی برای تأیید انتقال کافی نیست. تعداد فایل‌ها، پوشه‌ها، آیتم‌های لیست و حجم کل اطلاعات را در مبدأ و مقصد مقایسه کنید. اختلاف همیشه نشانه شکست نیست؛ ممکن است فایل‌های تکراری، موقت یا نامعتبر عمداً منتقل نشده باشند. بااین‌حال، هر اختلاف باید توضیح مستند داشته باشد. مقایسه مجموع کل سازمان کافی نیست؛ ممکن است تعداد فایل‌های اضافی در یک بخش، کمبود فایل‌های بخش دیگری را پنهان کند.

۳. فایل‌های مهم را باز کنید

وجود یک فایل در کتابخانه شیرپوینت به معنای سالم‌بودن آن نیست. نمونه‌ای از فایل‌های مهم و پرکاربرد را انتخاب و باز کنید. فایل‌هایWord، Excel، PDF، PowerPoint، تصاویر، فایل‌های فشرده و فرمت‌های تخصصی را جداگانه آزمایش کنید.

در این بررسی مطمئن شوید:

• فایل بدون خطا باز می‌شود؛
• محتوای آن کامل است؛
• فرمت و ظاهر سند تغییر نکرده است؛
• فایل‌های دارای رمز همچنان قابل استفاده‌اند؛
• فایل به نرم‌افزار یا مسیر محلی حذف‌شده وابسته نیست؛
• فایل در Office و نرم‌افزار دسکتاپ درست باز می‌شود.

۴. تاریخ‌ها و تاریخچه نسخه‌ها را کنترل کنید

در بسیاری از سازمان‌ها، تاریخ ایجاد، آخرین ویرایش، ایجادکننده و ویرایش‌کننده بخشی از اعتبار سند است.

بعد از مهاجرت بررسی کنید:

• Created Date  حفظ شده است؛
• Modified Date  تغییر غیرمنتظره نکرده است؛
• Created By  و Modified By درست نمایش داده می‌شوند؛
• Version History  منتقل شده است؛
• نسخه نهایی سند قابل تشخیص است؛
• Check-in  و Check-out وضعیت نامناسبی ندارند.

۵. متادیتا و Content Typeها را بررسی کنید

یکی از مزیت‌های مایکروسافت شیرپوینت نسبت به فایل‌سرور، امکان دسته‌بندی اطلاعات با متادیتاست. اگر متادیتا ناقص یا اشتباه منتقل شود، کاربران با وجود انتقال فایل‌ها همچنان در پیدا کردن اطلاعات مشکل خواهند داشت.

موارد زیر را کنترل کنید:

• نام و نوع ستون‌ها
• مقادیر اجباری
• Choiceها و Lookupها
• Managed Metadata
• Content Type ها
• مقدارهای پیش‌فرض
• فرمت تاریخ و عدد
• ارتباط آیتم‌ها با واحد، پروژه یا مشتری

چند View مهم را نیز باز کنید و مطمئن شوید فیلتر، مرتب‌سازی و گروه‌بندی آن‌ها نتیجه درستی نشان می‌دهد.

۶. دسترسی کاربران و گروه‌ها را از دو جهت آزمایش کنید

بررسی دسترسی فقط به این معنا نیست که کاربران مجاز بتوانند فایل‌ها را ببینند. باید مطمئن شوید کاربران غیرمجاز نیز نمی‌توانند آن‌ها را مشاهده کنند.

مایکروسافت توضیح می‌دهد که نحوه انتقال Permissionها به محل داده‌های مبدأ، تنظیمات ابزار مهاجرت و همگام‌بودن حساب‌های Active Directory با Microsoft Entra ID وابسته است. بنابراین حفظ دسترسی‌ها نباید بدون آزمایش فرض شود. د را بررسی کنید:

• عضویت کاربران در گروه‌های  Owners، Members و Visitors
• دسترسی واحدهای مختلف
• Permissionهای اختصاصی پوشه‌ها و فایل‌ها
• حساب‌های غیرفعال یا حذف‌شده
• حساب‌های تکراری
• دسترسی پیمانکاران و مهمانان
• لینک‌های اشتراک‌گذاری عمومی
• ارث‌بری دسترسی از سایت و کتابخانه

تست را با حساب مدیر سیستم انجام ندهید. چند کاربر واقعی با نقش‌های متفاوت باید وارد محیط شوند و دسترسی خود را آزمایش کنند.

۷. فایل‌ها و اطلاعات محرمانه را دوباره کنترل کنید

پس از مهاجرت، نمونه‌ای از اسناد حساس را جداگانه بررسی کنید؛ برای مثال:

• اطلاعات حقوق و دستمزد
• پرونده‌های کارکنان
• قراردادهای محرمانه
• اطلاعات مالی
• اسناد هیئت‌مدیره
• اطلاعات مشتریان
• مستندات امنیتی

اطمینان حاصل کنید این فایل‌ها در سایت و کتابخانه درست قرار گرفته‌اند، دسترسی اضافه ندارند و لینک اشتراک‌گذاری ناشناخته برای آن‌ها ایجاد نشده است. همچنین بررسی کنید سیاست‌های Retention، برچسب‌های حساسیت و محدودیت اشتراک‌گذاری مطابق طراحی مقصد اعمال شده باشند. انتقال موفق فایل بدون اجرای کنترل‌های امنیتی، مهاجرت موفق محسوب نمی‌شود.

۸. لینک‌های خراب و مسیرهای قدیمی را پیدا کنید

بعد از مهاجرت ممکن است آدرس سایت، نام کتابخانه یا مسیر پوشه‌ها تغییر کرده باشد. در نتیجه لینک‌هایی که در صفحات، فایل‌های Excel، ایمیل‌ها، فرم‌ها یا سامانه‌های دیگر ثبت شده‌اند، دیگر کار نکنند. برای لینک‌های مهم، Redirect یا مسیر جایگزین در نظر بگیرید و به کاربران اطلاع دهید که آدرس‌های قدیمی تا چه زمانی معتبر خواهند بود.

این موارد را آزمایش کنید:

• لینک‌های داخل صفحات شیرپوینت
• Quick Links
• لینک‌های موجود در منوها
• لینک فایل‌ها در Teams
• Hyperlinkهای داخل Word و Excel
• لینک‌های ثبت‌شده در سامانه‌های سازمان
• Shortcutهای قدیمی کاربران
• Bookmarkهای مرورگر

۹. جست‌وجوی شیرپوینت را با عبارت‌های واقعی آزمایش کنید

ممکن است فایل در کتابخانه وجود داشته باشد، اما در جست‌وجو نمایش داده نشود. ایندکس جست‌وجوی شیرپوینت با Crawl کردن صفحات، فایل‌ها و متادیتا ساخته می‌شود. اگر کتابخانه یا Property جدیدی ایجاد شده باشد، مدتی زمان لازم است تا اطلاعات وارد ایندکس شوند. در صورت باقی‌ماندن مشکل می‌توان Reindex  را برای سایت، لیست یا کتابخانه آسیب‌دیده درخواست کرد را با این موارد آزمایش کنید:

• نام کامل فایل
• بخشی از عنوان
• نام مشتری یا پروژه
• مقدار متادیتا
• عبارت داخل سند
• شماره قرارداد
• نام نویسنده

۱۰. لیست‌ها، فرم‌ها و گردش‌کارها را اجرا کنید

اگر پروژه فقط شامل فایل‌ها نبوده است، باید اجزای عملیاتی نیز جداگانه آزمایش شوند.

یک آیتم آزمایشی ایجاد و ویرایش کنید، فرم را ارسال کنید و گردش‌کار را تا انتها اجرا کنید. اعلان ایمیل، تأیید مدیر، تغییر وضعیت، محاسبات، Attachmentها و ثبت تاریخ را بررسی کنید.

همچنین اتصال‌های زیر باید تست شوند:

• Power Automate
• Power Apps
• Teams
• Outlook
• Power BI
• Lookupهای بین لیست‌ها
• سامانه‌های خارجی
• APIها و Webhookها

برای Workflowهای منتقل‌شده، گزارش‌های خطا را نیز بررسی کنید؛ زیرا نبود مالک معتبر یا نقش موردنیاز می‌تواند باعث شکست انتقال یا اجرای Flow شود. جربه کاربران را در شرایط واقعی بسنجید تست فنی بدون تست کاربر نهایی کامل نیست. خطاها، ابهام‌ها و زمان انجام کار را ثبت کنید. ممکن است انتقال از نظر فنی موفق باشد، اما ساختار سایت یا نام‌گذاری کتابخانه‌ها برای کاربران قابل فهم نباشد.

از کاربران کلیدی هر واحد بخواهید چند فعالیت واقعی انجام دهند تا این موارد مشخص گردد:

• پیدا کردن یک سند
• ویرایش هم‌زمان فایل
• بارگذاری فایل جدید
• بازیابی نسخه قبلی
• اشتراک‌گذاری با همکار
• ثبت آیتم در لیست
• اجرای یک فرایند
• استفاده از موبایل یا Teams

جمع‌بندی

پایان عملیات انتقال، پایان پروژه مهاجرت به شیرپوینت نیست. مهم‌تر از اینکه چند هزار فایل منتقل شده‌اند، این است که کاربران بتوانند اطلاعات درست را پیدا کنند، افراد غیرمجاز به اسناد حساس دسترسی نداشته باشند و فرایندهای روزانه بدون اختلال ادامه پیدا کنند. بهترین روش این است که کنترل کیفیت پس از مهاجرت را به یک مرحله رسمی تبدیل کنید و برای هر بخش مسئول، مدرک و معیار پذیرش داشته باشید.

اگر اطلاعات سازمان خود را به شیرپوینت منتقل کرده‌اید اما از کامل‌بودن فایل‌ها، صحت دسترسی‌ها یا عملکرد فرایندها مطمئن نیستید، پیش از کنارگذاشتن سیستم قبلی یک ارزیابی پس از مهاجرت انجام دهید. برای بررسی وضعیت فعلی و دریافت برنامه اصلاح مشکلات، در راتوس درخواست مشاوره تخصصی مهاجرت شیرپوینت ثبت کنید.