راهنمای پاکسازی قبل از مهاجرت
بدترین اشتباه در مهاجرت به شیرپوینت، جا ماندن چند فایل نیست؛ انتقال بدون بررسی تمام فایلهایی است که طی سالها در فایلسرور، پوشههای اشتراکی و سیستمهای قدیمی جمع شدهاند.
وقتی همهچیز را بدون ارزیابی منتقل میکنید، محیط جدید شما خیلی زود به نسخه ابری همان فایلسرور شلوغ قبلی تبدیل میشود: چند نسخه از یک قرارداد، پوشههایی که کسی مسئولشان نیست، فایلهای شخصی کارکنان، اسناد منقضیشده و ساختاری که پیدا کردن یک فایل ساده را دشوار میکند. مهاجرت موفق به مایکروسافت شیرپوینت به معنای انتقال بیشترین حجم اطلاعات نیست؛ به معنای انتقال اطلاعات درست، به مقصد درست و با دسترسی درست است.
کدام فایلها را نباید مستقیماً به مایکروسافت شیرپوینت منتقل کرد؟
فایلهایی که در یکی از دستههای زیر قرار میگیرند، نباید بدون بررسی وارد شیرپوینت شوند:
- فایلهای تکراری و نسخههای غیرضروری
- اسناد قدیمی، منقضیشده یا بدون ارزش کاری
- فایلهای شخصی کارکنان
- فایلهای خراب، ناقص یا غیرقابلدسترسی
- اطلاعات حساس فاقد طبقهبندی و سیاست دسترسی
فایلهای تکراری و نسخههای غیرضروری
وجود فایلهایی مانند موارد زیر در فایلسرورهای سازمانی بسیار رایج است:
- قرارداد نهایی
- قرارداد نهایی جدید
- قرارداد نهایی ۲
- قرارداد نهایی اصلاحشده
- قرارداد نهایی واقعاً نهایی
انتقال همه این نسخهها باعث میشود کاربران بعد از مهاجرت نیز ندانند کدام فایل معتبر است. پیش از انتقال، نسخه اصلی یا آخرین نسخه تأییدشده را مشخص کنید. اگر تاریخچه تغییرات اهمیت دارد، بهجای نگهداری چند فایل مستقل، از قابلیت Version History شیرپوینت استفاده کنید. برای شناسایی فایلهای تکراری فقط به نام فایل تکیه نکنید. ممکن است دو فایل نام متفاوت اما محتوای یکسان داشته باشند یا دو فایل همنام واقعاً متفاوت باشند. ترکیب نام، حجم، تاریخ و هش فایل نتیجه مطمئنتری ایجاد میکند.
اسناد قدیمی و منقضیشده
قدیمی بودن بهتنهایی دلیل مناسبی برای حذف یک فایل نیست. یک قرارداد دهساله ممکن است هنوز ارزش حقوقی داشته باشد، در حالی که گزارش وضعیت پروژهای که شش ماه قبل تمام شده، شاید دیگر هیچ کاربردی نداشته باشد.
برای تعیین تکلیف فایلهای قدیمی این پرسشها را مطرح کنید:
- آیا این فایل هنوز مرجع یک تصمیم یا فرآیند است؟
- آیا قانون یا سیاست سازمان نگهداری آن را الزامی میکند؟
- آیا نسخه جدیدتر و معتبرتری از آن وجود دارد؟
- آیا واحدی در سازمان هنوز از آن استفاده میکند؟
- در صورت حذف فایل، چه ریسک عملیاتی یا حقوقی ایجاد میشود؟
فایلهایی که ارزش جاری ندارند اما باید نگهداری شوند، بهتر است به مخزن آرشیوی با دسترسی محدود منتقل شوند.
فایلهای شخصی کارکنان
هر فایلی که متعلق به یک فرد است، نباید صرفاً بهدلیل قرار داشتن در پوشه اشتراکی وارد سایت تیمی مایکروسافت شیرپوینت شود. رزومه شخصی، تصویر کارت ملی، فایلهای آموزشی خصوصی، عکسهای خانوادگی، پیشنویسهای فردی و فایلهایی که فقط یک کاربر با آنها کار میکند، باید جداگانه بررسی شوند. مایکروسافت پیشنهاد میکند محتوایی که مالکیت فردی دارد در OneDrive قرار بگیرد و محتوایی که متعلق به یک تیم یا فرآیند مشترک است به مایکروسافت شیرپوینت منتقل شود.
فایلهای خراب، ناقص یا غیرقابلدسترسی
وجود نام فایل در یک پوشه به این معنا نیست که فایل سالم است.
ممکن است فایل:
- صفر بایت باشد؛
- بهطور ناقص کپی شده باشد؛
- با نرمافزار اصلی باز نشود؛
- رمز آن در دسترس نباشد؛
- بهدلیل خرابی ساختاری قابل استفاده نباشد.
قبل از مهاجرت باید مشخص شود فایل قابل بازیابی است، باید از نسخه پشتیبان بازگردانی شود یا میتوان آن را با تأیید مالک حذف کرد. انتقال یک فایل خراب فقط خطا را از سیستم قدیمی به محیط جدید منتقل میکند.
اطلاعات حساس بدون طبقهبندی و کنترل دسترسی
انتقال فایلهای محرمانه بدون طراحی دسترسی، میتواند ریسک بیشتری از باقی ماندن آنها در سیستم قبلی ایجاد کند.
پیش از مهاجرت فایلهای زیر باید شناسایی شوند:
- اطلاعات پرسنلی و حقوق کارکنان
- قراردادهای محرمانه
- اسناد مالی و بانکی
- اطلاعات مشتریان
- فایلهای دارای داده شخصی
- مستندات امنیتی و زیرساختی
- اطلاعات هیئتمدیره و مدیریت ارشد
این اسناد لزوماً نباید خارج از شیرپوینت بمانند. شیرپوینت میتواند مقصد مناسبی برای آنها باشد، اما تنها زمانی که سایت، گروههای دسترسی، سیاست اشتراکگذاری، برچسبهای حساسیت و دوره نگهداری پیش از انتقال طراحی شده باشند. فایل محرمانه را ابتدا منتقل نکنید تا بعداً درباره امنیت آن تصمیم بگیرید؛ ابتدا مدل امنیت را مشخص کنید و سپس فایل را به مقصد کنترلشده ببرید.
همه فایلها ارزش مهاجرت به مایکروسافت شیرپوینت ندارند
مهاجرت به شیرپوینت فرصتی برای جابهجایی شلوغیهای گذشته نیست؛ فرصتی برای ساختن یک محیط اطلاعاتی قابل جستوجو، امن و قابل مدیریت است. پیش از انتقال، از خود نپرسید «چطور تمام فایلها را جابهجا کنیم؟» سؤال درست این است که کدام اطلاعات باید منتقل شوند، مالک آنها کیست، چه کسی باید به آنها دسترسی داشته باشد و بهترین مقصد برای استفاده آینده آنها کجاست؟ هر فایلی که پاسخ روشنی برای این چهار سؤال ندارد، هنوز آماده مهاجرت نیست.
انتقال مستقیم فایلسرور به شیرپوینت ممکن است در ظاهر سریعتر باشد، اما فایلهای تکراری، دسترسیهای نامشخص و ساختارهای قدیمی میتوانند هزینه و پیچیدگی پروژه را بعد از مهاجرت چند برابر کنند. پیش از آغاز انتقال اصلی، میتوانید وضعیت فایلها، محدودیتهای فنی، ساختار مقصد و ریسکهای مهاجرت سازمان خود را ارزیابی کنید. جهت بررسی اولیه پروژه و دریافت نقشه راه مهاجرت به شیرپوینت، به راتوس مراجعه کنید.
سوالات متداول
آیا همه فرمتهای فایل را میتوان در مایکروسافت ذخیره کرد؟
در مایکروسافت شیرپوینت محدودیت عمومی بسیار کمتری برای فرمت فایلها وجود دارد، اما سیاستهای مدیر سازمان، محدودیت ابزار مهاجرت، نام فایل، طول مسیر، حجم و قابلیت اجرای فایل همچنان اهمیت دارند. آپلود شدن یک فایل نیز الزاماً به معنای امکان Preview، ویرایش آنلاین یا اجرای آن نیست.
آیا باید تمام فایلهای قدیمی را حذف کنیم؟
خیر. سن فایل فقط یکی از معیارها است. ارزش کسبوکاری، الزام قانونی، مالکیت و وجود نسخه معتبرتر باید بررسی شود. اسناد قدیمی ضروری را آرشیو کنید و فقط فایلهای فاقد ارزش و خارج از دوره نگهداری را با تأیید مسئول مربوطه حذف کنید.
فایلهای شخصی کارکنان باید کجا منتقل شوند؟
فایلهایی که مالکیت و کاربرد فردی دارند معمولاً برای OneDrive مناسبتر هستند. فایلهای تیمی، اسناد نهایی و محتوای وابسته به یک فرآیند سازمانی باید در SharePoint قرار گیرند.
آیا میتوان فایل PST را در شیرپوینت قرار داد؟
از نظر فنی ممکن است، اما برای استفاده فعال و همگامسازی روزانه راهکار مناسبی نیست. بهتر است محتوای ایمیل در Exchange Online یا یک سامانه آرشیو ایمیل مدیریت شود.
فایلهای حجیم را باید حذف کنیم؟
خیر. ابتدا مشخص کنید فایل چه کاربردی دارد. شیرپوینت از فایلهای تا سقف ۲۵۰ گیگابایت پشتیبانی میکند، اما Backup، فایل ماشین مجازی یا خروجی حجیم یک سامانه ممکن است مقصد مناسبتری باشد.
مسئول تصمیمگیری درباره حذف فایلها چه کسی است؟
واحد فناوری اطلاعات میتواند فایلهای مسئلهدار را شناسایی کند، اما تصمیم نهایی درباره ارزش، محرمانگی و حذف اطلاعات باید با مشارکت مالک کسبوکاری، مسئول امنیت و در موارد لازم واحد حقوقی انجام شود.
