شیرپوینت زمانی میتواند کارایی سازمان را افزایش دهد که استفاده روزمره از آن به یک مشکل تازه برای کارکنان تبدیل نشود!
سازمانها مایکروسافت شیرپوینت را با هدف مدیریت بهتر اسناد، تسهیل همکاری میان واحدها و دیجیتالیکردن فرایندهای داخلی راهاندازی میکنند. با این حال، پس از شروع استفاده، مشکلاتی مانند کندی سیستم، دشواری جستوجوی اسناد، پیچیدگی دسترسیها و اختلال در گردشکارها میتواند رضایت کاربران را کاهش دهد. شناخت این مشکلات و رسیدگی مستمر به آنها کمک میکند سازمان از مایکروسافت شیرپوینت بهعنوان یک بستر واقعی برای همکاری و مدیریت اطلاعات استفاده کند و به محلی برای ذخیره فایلها تبدیل نشود.
۱. دشواری کاربران در پیدا کردن اسناد موردنیاز
یکی از متداولترین مشکلات در استفاده روزمره از Microsoft SharePoint، دشواری پیدا کردن فایلها و اطلاعات است. کاربران ممکن است نام دقیق سند، محل ذخیره آن یا سایت مربوط به واحد سازمانی را ندانند و زمان زیادی را صرف جستوجو کنند. این مشکل معمولاً زمانی به وجود میآید که ساختار اطلاعات بدون برنامه مشخص طراحی شده باشد. ایجاد کتابخانههای متعدد، استفاده بیش از حد از پوشهها، نامگذاری نامنظم فایلها و تعریفنکردن متادیتای مناسب باعث میشود قابلیت جستوجوی مایکروسافت شیرپوینت نیز نتیجه مطلوبی نداشته باشد.
تفاوت میان حروف فارسی و عربی مانند «ی» و «ک»، استفاده نامنظم از نیمفاصله و ثبت متفاوت تاریخها نیز میتواند جستوجوی اطلاعات را دشوارتر کند. برای حل این مشکل باید الگوی مشخصی برای نامگذاری اسناد، ثبت اطلاعات و طبقهبندی محتوا تعریف شود. همچنین لازم است ساختار جستوجو براساس اصطلاحات واقعی مورد استفاده کارکنان تنظیم شود.
۲. پیچیدگی مدیریت سطوح دسترسی
مایکروسافت شیرپوینت امکان تعریف دقیق دسترسی کاربران را فراهم میکند، اما همین قابلیت در صورت مدیریت نادرست میتواند به یکی از پیچیدهترین مشکلات سازمان تبدیل شود. در طول زمان ممکن است دسترسیهای مستقیم، گروههای مختلف، مجوزهای اختصاصی و سایتهای متعدد ایجاد شوند. در چنین شرایطی مشخصکردن اینکه هر کاربر به چه اطلاعاتی دسترسی دارد دشوار میشود. گاهی کارکنان نمیتوانند سندی را که برای انجام وظیفه خود نیاز دارند مشاهده کنند و در شرایطی دیگر، افراد به اطلاعاتی دسترسی پیدا میکنند که نباید در اختیار آنها باشد.
تغییر سمت کارکنان، جابهجایی میان واحدها، پایان همکاری پیمانکاران و خروج نیروها نیز باید بهسرعت در ساختار دسترسیها اعمال شود. بهترین رویکرد، تعریف دسترسیها براساس نقشهای سازمانی و گروههای مشخص است. بررسی دورهای مجوزها و حذف دسترسیهای غیرضروری نیز میتواند خطر افشای اطلاعات را کاهش دهد.
۳. ایجاد نسخههای متعدد و نامشخص از یک سند
یکی از اهداف اصلی استفاده از SharePoint کاهش فایلهای تکراری و مدیریت نسخههای مختلف اسناد است. با این حال، در بسیاری از سازمانها کاربران همچنان فایلها را دانلود میکنند، تغییر میدهند و نسخه جدیدی را با نامهایی مانند «نهایی»، «نهایی جدید» یا «نسخه آخر» بارگذاری میکنند. ادامه این روش باعث میشود کارکنان ندانند کدام فایل معتبر است. ممکن است واحدهای مختلف روی نسخههای متفاوت یک قرارداد، گزارش یا دستورالعمل کار کنند و در نهایت اطلاعات متناقضی تولید شود.
قابلیت Version History در مایکروسافت شیرپوینت میتواند تاریخچه تغییرات را نگهداری کند، اما کاربران باید روش صحیح ویرایش و همکاری روی اسناد را بدانند. تعریف مالک هر سند، مشخصکردن فرایند تأیید و جلوگیری از بارگذاری فایلهای تکراری میتواند این مشکل را کنترل کند. در اسناد حساس نیز بهتر است نسخه نهایی و تأییدشده بهصورت مشخص از پیشنویسها جدا شود.
۴. کندی سیستم و کاهش سرعت دسترسی
کندی مایکروسافت شیرپوینت یکی از مشکلاتی است که مستقیماً تجربه کاربران را تحت تأثیر قرار میدهد. بازشدن دیرهنگام صفحات، تأخیر در نمایش فایلها، کندی جستوجو یا زمانبر بودن اجرای گردشکارها میتواند کارکنان را به استفاده از روشهای جایگزین مانند ایمیل، پیامرسان یا ذخیره فایل روی سیستم شخصی سوق دهد. دلایل کندی ممکن است متفاوت باشند. حجم بالای فایلها، طراحی نامناسب صفحات، استفاده بیش از حد از افزونهها، مشکلات شبکه، کمبود منابع سرور یا تنظیمات نادرست میتواند بر عملکرد سیستم اثر بگذارد.
۵. اختلال در گردشکارها و فرایندهای خودکار
بسیاری از سازمانها از شیرپوینت برای اجرای فرایندهایی مانند ثبت درخواست، تأیید مرخصی، گردش قرارداد، بررسی نامهها یا تصویب اسناد استفاده میکنند. اختلال در این گردشکارها میتواند باعث توقف یک فرایند واقعی در سازمان شود.
برای مثال ممکن است درخواست ثبت شود اما اعلان آن برای مدیر ارسال نشود، فرایند در یکی از مراحل متوقف بماند یا پس از تغییر ساختار سازمان، تأیید به کاربری ارسال شود که دیگر مسئول آن بخش نیست. تغییر حساب کاربران، حذف ستونها، جابهجایی لیستها، تغییر تنظیمات ایمیل یا بهروزرسانی سرویسها از دلایل رایج این اختلالها هستند. گردشکارهای مهم باید مستند شوند و گزارش خطاهای آنها بهصورت منظم بررسی شود. همچنین برای فرایندهای حیاتی لازم است یک مسیر جایگزین در نظر گرفته شود تا فعالیت سازمان در زمان بروز مشکل متوقف نشود.
۶. بینظمی در سایتها، کتابخانهها و فضاهای کاری
در ابتدای راهاندازی شیرپوینت معمولاً تعداد سایتها و کتابخانهها محدود است. اما با افزایش استفاده، واحدهای مختلف ممکن است فضاهای جدیدی ایجاد کنند. اگر ضابطهای برای این کار وجود نداشته باشد، سازمان بهتدریج با تعداد زیادی سایت پراکنده، کتابخانههای مشابه و فضاهای بدون مالک مواجه میشود.
برخی سایتها ممکن است پس از پایان یک پروژه همچنان فعال باقی بمانند. برخی دیگر بدون استاندارد مشخص طراحی شوند و کاربران ندانند اطلاعات خود را در کدام بخش قرار دهند. این پراکندگی، جستوجو و مدیریت دسترسی را نیز پیچیدهتر میکند. تعریف سیاست ایجاد سایت، تعیین مالک هر فضای کاری، بررسی دورهای سایتهای بلااستفاده و آرشیو پروژههای پایانیافته از اقدامات ضروری برای حفظ نظم محیط مایکروسافت شیرپوینت است. ساختار سیستم باید همراه با رشد سازمان مدیریت شود و نباید اجازه داد هر واحد بدون هماهنگی، معماری مستقلی ایجاد کند.
۷. استفاده محدود کاربران از قابلیتهای مایکروسافت شیرپوینت
ممکن است شیرپوینت از نظر فنی بهدرستی راهاندازی شده باشد، اما کاربران تنها از بخش کوچکی از قابلیتهای آن استفاده کنند. برای مثال کارکنان صرفاً فایلها را در کتابخانهها ذخیره میکنند و از امکاناتی مانند ویرایش همزمان، تاریخچه نسخهها، اعلان تغییرات، لیستها، نماهای سفارشی و گردشکارها استفاده نمیکنند. یکی از دلایل اصلی این مسئله، آموزش عمومی و غیرکاربردی است. کاربران باید آموزشهایی متناسب با وظایف روزانه خود دریافت کنند. یک مدیر، کارشناس منابع انسانی، مسئول قراردادها و کاربر واحد مالی نیازهای متفاوتی دارند.
علاوه بر آموزش اولیه، باید راهنماهای ساده، ویدئوهای کوتاه و پاسخ پرسشهای پرتکرار در اختیار کارکنان قرار گیرد. حضور کاربران کلیدی در هر واحد نیز میتواند به گسترش استفاده صحیح از سیستم کمک کند. آموزش شیرپوینت نباید یک رویداد یکباره باشد، بلکه باید بخشی از فرایند پشتیبانی مستمر سازمان محسوب شود.
۸. مشکلات اتصال شیرپوینت به سایر نرمافزارهای سازمانی
شیرپوینت معمولاً بهتنهایی استفاده نمیشود و ممکن است به نرمافزارهای اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مدیریت پروژه، سامانه مالی، Active Directory یا سایر ابزارهای مایکروسافت متصل باشد.
اختلال در هرکدام از این ارتباطها میتواند عملکرد بخشی از سیستم را مختل کند. برای مثال ممکن است اطلاعات کارکنان بهروزرسانی نشود، ورود کاربران با خطا مواجه شود یا دادههای یک نرمافزار داخلی در شیرپوینت نمایش داده نشود. در سازمانهای ایرانی، بخشی از نرمافزارها بهصورت اختصاصی توسعه یافتهاند و ممکن است مستندات فنی کاملی نداشته باشند. به همین دلیل وابستگی میان سیستمها باید شناسایی و مستند شود. تغییر یا بهروزرسانی هر سامانه نیز باید پس از بررسی تأثیر آن بر شیرپوینت انجام گیرد.
مایکروسافت شیرپوینت بدون پشتیبانی به یک سیستم فراموششده تبدیل میشود!
مایکروسافت شیرپوینت میتواند مدیریت اسناد، همکاری میان کارکنان و اجرای فرایندهای سازمانی را بهبود دهد؛ اما دستیابی به این مزایا تنها با نصب و راهاندازی سیستم امکانپذیر نیست. محیط شیرپوینت باید متناسب با تغییرات سازمان نگهداری، بهینهسازی و پشتیبانی شود.
مشکلاتی مانند دشواری جستوجو، دسترسیهای نامنظم، کندی سیستم، توقف گردشکارها و استفاده محدود کاربران در صورت بیتوجهی میتوانند ارزش سرمایهگذاری سازمان را کاهش دهند. پشتیبانی مستمر کمک میکند این مشکلات پیش از تبدیلشدن به اختلالهای جدی شناسایی و برطرف شوند.
اگر سازمان شما در استفاده روزمره از Microsoft SharePoint با خطاهای مکرر، کندی، مشکلات دسترسی یا اختلال در فرایندها روبهرو است، تیم تخصصی راتوس میتواند وضعیت فعلی سیستم را بررسی کرده و راهکار متناسبی برای نگهداری، بهینهسازی و پشتیبانی آن ارائه دهد. برای دریافت مشاوره و بررسی نیازهای پشتیبانی شیرپوینت سازمان خود، با کارشناسان راتوس در ارتباط باشید.
